Tổ chức một bữa tiệc ngoài trời không chỉ là cơ hội để tận hưởng không gian xanh, thoáng mát, mà còn là một cách tuyệt vời để tạo ra những kỉ niệm đáng nhớ với gia đình và bạn bè. Tuy nhiên, một tiệc ngoài trời hoàn hảo yêu cầu phải chuẩn bị rất nhiều thứ, từ việc lựa chọn địa điểm, phong cách tiệc, trang trí đến việc chuẩn bị thực đơn, các hoạt động giải trí. Trong bài viết này, Trung tâm tổ chức tiệc CTM Palace xin chia sẻ những lưu ý để tổ chức một bữa tiệc ngoài trời đáng nhớ và an toàn.
Chuẩn bị cho tiệc ngoài trời
Lựa chọn địa điểm
Việc chọn địa điểm để tổ chức tiệc ngoài trời cần phải xem xét nhiều yếu tố. Sau đây là một số tiêu chí đánh giá:
Diện tích: Bạn nên xem xét địa điểm đó có đủ không gian để đón tiếp khách mời hay không. Cần tính toán đến không gian đặt bàn ghế, lối đi lại, khu vực tiếp đón,… sao cho đảm bảo thoải mái nhất cho khách. Với một số địa điểm không giới hạn không gian như bãi biển hay công viên thì bạn sẽ không cần lo lắng về vấn đề này. Tuy nhiên nếu bạn lựa chọn tổ chức tiệc ở sân sau nhà, trên sân thượng hoặc tại các địa điểm ngoài trời tại nhà hàng thì cần chú ý nhé!
Vị trí của địa điểm: Nếu địa điểm quá xa hoặc khó tiếp cận thì sẽ gây những bất tiện cho khách mời. Bạn nên lựa chọn những địa điểm thuận tiện; cung cấp địa chỉ rõ ràng và hướng dẫn đường đi (nếu cần).
Các tiện ích và dịch vụ của địa điểm: Điều này bao gồm khu vực vệ sinh, khu vực nấu nướng, hệ thống âm thanh, đèn chiếu sáng và các tiện ích khác.
Yếu tố an toàn của địa điểm: Nếu địa điểm tiệc ngoài trời của bạn gần một khu vực nguy hiểm hoặc có thể gây nguy hiểm cho khách mời như gần bãi biển, sông, hồ hay trên sân thượng thì bạn cần đảm bảo các yếu tố an toàn. Cần lưu ý cho khách mời nếu có mang theo trẻ con.
Địa điểm phù hợp, đảm bảo an toàn sẽ giúp buổi tiệc diễn ra thành công
Các địa điểm phổ biến, thích hợp để tổ chức tiệc ngoài trời
Để giúp bạn có được một sự lựa chọn tốt nhất, dưới đây là những địa điểm phổ biến và phù hợp để tổ chức tiệc ngoài trời.
- Sân vườn: Sân vườn là một địa điểm lý tưởng để tổ chức tiệc ngoài trời. Có thể tổ chức tiệc tại sân vườn nhà, trên bãi cỏ gần hồ,… Điều quan trọng là bạn cần phải đảm bảo rằng không gian đó đáp ứng được số lượng khách mời và tiêu chí an toàn.
- Bãi biển: Nếu bạn muốn trải nghiệm một tiệc ngoài trời đầy màu sắc và năng động, thì bãi biển là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Bạn có thể tổ chức tiệc trên bãi cát, dưới những tán dừa hay trong những căn nhà bên bờ biển.
- Nhà hàng tiệc có ngoài trời: Đây là sự lựa chọn phổ biến nếu như bữa tiệc của bạn có tính chất trang trọng như tiệc cưới, tiệc công ty, tiệc chiêu đãi khách hàng,… với số lượng khách mời lớn. Các nhà hàng ngoài trời thường có không gian rộng rãi, cung cấp đầy đủ các dịch vụ và sự phục vụ chuyên nghiệp sẽ giúp buổi tiệc diễn ra thành công.
Các nhà hàng có sân thượng đang trở thành địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời phổ biến
Thiết kế không gian và trang trí tiệc
Khi tổ chức một tiệc ngoài trời thì bạn sẽ cần chuẩn bị nhiều thứ hơn từ bàn, ghế cho đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bạt che nắng/mưa, thiết bị làm mát (nếu cần thiết),…
Bàn, ghế nên được chọn phù hợp với không gian ngoài trời, dễ dàng di chuyển và lắp đặt. Với một số bữa tiệc quy mô nhỏ với tính chất ấm cúng như bữa tiệc trên sân thượng hay sân vườn nhà thì bạn có thể bố trí thêm những chiếc ghế sô pha thoải mái.
Nếu tiệc được tổ chức vào ban đêm, thì cần đảm bảo hệ thống chiếu sáng hoạt động tốt. Đèn đèn led, đèn dây hay đèn lồng sẽ tạo ra không gian lung linh, đầy màu sắc và rực rỡ.
Không gian tiệc ngoài trời giúp bạn thỏa sức sáng tạo trang trí, ngoài ra hãy đảm bảo sự thoải mái cho khách mời
Thực đơn và đồ uống
Có rất nhiều sự lựa chọn cho thực đơn của các bữa tiệc ngoài trời và sẽ phụ thuộc vào sở thích của chủ nhân bữa tiệc, tính chất, quy mô tiệc. Ví dụ như các món ăn của bữa tiệc sinh nhật cùng bạn bè sẽ khác với tiệc chiêu đãi khách hàng của công ty.
Nếu bạn lựa chọn các đơn vị cung cấp tiệc thì luôn có những thực đơn sẵn có để bạn lựa chọn và bạn cũng có thể tùy ý điều chỉnh thực đơn cho phù hợp với mong muốn và ngân sách. Về hình thức tiệc sẽ có tiệc đứng, tiệc nướng BBQ, tiệc theo bàn,… Các món ăn đặc trưng của tiệc ngoài trời có thể kể đến như: các món nướng, salad, bánh mì, trái cây tươi, đồ ăn nhẹ,… Ngoài ra, đừng quên bổ sung các loại đồ uống như bia, rượu vang, nước ngọt, sinh tố trái cây và nước ép trái cây tươi ngon.
Khi tổ chức tiệc ngoài trời cần đảm bảo yếu tố an toàn thực phẩm, nên lựa chọn những món ăn dễ chế biến, dễ bảo quản
Các hoạt động giải trí
Đừng quên chuẩn bị những thiết bị giải trí như loa, mic để tạo không khí sôi động cho bữa tiệc. Ngoài ra, bạn cũng có thể chuẩn bị một số trò chơi mini như board game, bóng bàn,… hoặc các trò chơi, các màn ca hát, nhảy theo sở thích.
Một số lưu ý khi tổ chức tiệc ngoài trời
Lên kế hoạch chi tiết
Việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát các đầu mục công việc cũng như người phụ trách từng hạng mục. Điều này sẽ giúp bạn biết cần phải liên hệ với ai khi cần hoặc khi xảy ra các vấn đề. Một bảng kế hoạch cũng sẽ bao gồm ngân sách dự tính cũng như timeline chương trình, từ đó sẽ giúp bạn điều phối các hoạt động một cách suôn sẻ.
Khi lên kế hoạch cho tiệc ngoài trời, đừng quên bổ sung các phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh.
Phân công nhiệm vụ cho nhân viên
Hãy đảm bảo rằng bạn có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm để tiếp đón khách mời. Họ sẽ giúp đỡ quản lý tiệc và giúp khách mời cảm thấy thoải mái và vui vẻ.
Với dịch vụ tổ chức tiệc, đội ngũ nhân viên sẽ đảm bảo mọi khâu diễn ra thuận lợi
Quản lý tiệc và xử lý các vấn đề phát sinh
Bạn cần đảm bảo tiến độ tiệc diễn ra đúng như dự kiến, bao gồm thời gian trang trí, chuẩn bị thực đơn, đón tiếp khách mời và kết thúc tiệc. Trong quá trình tổ chức tiệc, có thể xuất hiện các vấn đề phát sinh như đồ ăn có vấn đề hay phản ánh về vấn đề vệ sinh,… Bạn cần nhanh chóng giải quyết các vấn đề này để đảm bảo tiệc diễn ra thành công và không làm khách mời cảm thấy bất tiện. Sau khi tiệc kết thúc, bạn cần đánh giá kết quả tổ chức tiệc để cải thiện và nâng cao chất lượng tiệc trong lần tiếp theo.
Đảm bảo sự an toàn và thoải mái cho khách mời
Khi tổ chức các buổi tiệc ngoài trời, chúng ta cần có những biện pháp đảm bảo an toàn cho khách mời. Kiểm tra khu vực tiệc sẽ không có vật cản nguy hiểm, có hàng rào chắc chắn, hệ thống thoát nước hoạt động tốt, mặt sàn phẳng và không trơn trượt. Bạn cũng cần chuẩn bị một số đồ sơ cứu như băng gạc, thuốc sát trùng,…
Tiệc ngoài trời có thể dễ bị xâm nhập bởi các loài côn trùng, vì vậy bạn nên sử dụng những biện pháp phòng ngừa côn trùng như sử dụng nến chống côn trùng hoặc tinh dầu thiên nhiên để làm khó côn trùng tiếp cận.
Yếu tố an toàn và thuận tiện sẽ giúp nâng cấp trải nghiệm cho khách mời
Tại sao nên chọn đặt tiệc ngoài trời tại CTM Palace?
Trong quá trình tổ chức tiệc ngoài trời, một trong những vấn đề mà nhiều người phân vân đó là có nên thuê nhà cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc ngoài trời hay tự tổ chức. Trong khi một số người cho rằng tự tổ chức tiệc sẽ tiết kiệm chi phí hơn, thì lại có những người cho rằng thuê nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp tiệc trở nên hoàn hảo hơn.
Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc ngoài trời sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn. Họ sẽ đảm nhiệm toàn bộ quá trình chuẩn bị và thiết kế từ việc lên ý tưởng đến việc thực hiện, chuẩn bị thực đơn, phục vụ và đảm bảo vệ sinh sau khi tiệc kết thúc. Điều này giúp bạn tập trung vào việc tiếp đón khách mời, giao lưu trò chuyện và tận hưởng bữa tiệc một cách thoải mái nhất.
Không gian tiệc ngoài trời tại CTM PALACE
CTM Palace có không gian tiệc ngoài trời được thiết kế rộng rãi sức chứa đến 400 khách, sang trọng và đẹp mắt. Không gian có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu tổ chức tiệc đa dạng như tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc lễ kỷ niệm, tiệc gala hay các sự kiện lớn khác. Ngoài ra, CTM Palace cũng cung cấp các dịch vụ riêng lẻ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng như trang trí, phục vụ đãi tiệc,…
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Phòng kinh doanh Trung tâm tổ chức Sự kiện và Tiệc cưới CTM Palace
131 Nguyễn Phong Sắc, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Hotline: 0936 496 466 – 0243 7464 666
Email: info@ctmpalace.vn
