Những lưu ý quan trọng quyết định việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị
Địa điểm tổ chức hội thảo là một hạng mục quan trọng khi bạn tổ chức một hội nghị hội thảo. Một địa điểm phù hợp sẽ khiến sự kiện được thành công và hấp dẫn hơn rất nhiều. Chính vì thế, để mọi người có thể tổ chức được một hội nghị hội thảo đẳng cấp, sau đây chúng tôi sẽ tư vấn cho mọi người về những lưu ý quan trọng quyết định việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị cho bạn, cùng nhau tìm hiểu nhé.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với quy mô hội nghị của bạn
Chắc chắn, việc chọn lựa địa điể tổ chức hội nghị sẽ phải dựa theo quy mô lớn nhỏ của sự kiện rồi đúng không nào. Với những hội nghị hội thảo quy mô nhỏ với ít khách mời thì chúng ta có thể chọn lựa bất kì một trung tâm sự kiện hoặc nhà hàng, phòng họp nào đó. Tuy nhiên, nếu hội nghị hội thảo của bạn có quy mô lớn, đẳng cấp cao thì chúng ta sẽ cần một không gian rộng rãi hơn, chất lượng hơn để tương xứng với quy mô.
Tính chất của hội nghị hội thảo
Tính chất của hội thảo không chỉ quyết định việc chọn lựa địa điểm mà còn quyết định được cả cách bài trí không gian, trang trí không gian. Ví dụ như đối với những hội thảo khoa học, liên quan đến học thuật hoặc các hội thảo nội bộ thì tốt nhất nên chọn những phòng họp kín. Nếu là những hội nghị mang tính chất chia sẻ như hội thảo du học, chia sẻ kinh nghiệm của chuyên gia…thì chúng ta có thể chọn lựa các không gian mở, ngoài trời.
Thiết bị phục vụ sự kiện
Tiếp theo lưu ý về quy mô và tính chất của sự kiện, chúng ta tiếp tục đến với hạng mục thiết bị sự kiện. Bất kì một sự kiện nào nói chúng và sự kiện hội nghị hội thảo nói riêng, các thiết bị phục vụ sự kiện là hạng mục rất quan trọng có thể tác động đến sự thành công của sự kiện hay không. Các thiết bị ở đây có thể kể ra như máy chiếu, loa – mic…Nếu là những hội thảo liên quan đến học thuật thì còn cần thêm những thiết bị khác như màn LED, bút laser…Chính vì vậy, việc lựa chọn một địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo sẽ phải là nơi có một hệ thống thiết bị phục vụ sự kiện càng chất lượng càng tốt.
Không gian của địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo
Cuối cùng và có lẽ cũng là một hạng mục quan trọng nhất, đó chính là không gian hình thức của địa điểm. Đối với những hội nghị hội thảo lớn, đẳng cấp với sự xuất hiện của các khách mời sang trọng thì bạn sẽ cần phải tìm đến một địa điểm có không gian cao cấp, sang trọng như các khách sạn 5 sao, trung tâm sự kiên lớn…Đặc biệt với những hội nghị hội thảo tối quan trọng, bạn có thể cân nhắc lựa chọn thuê riêng một resort cao cấp để có thể tận dụng các tiện ích của nó phục vụ các khách mời, bạn có thể tham khảo sự kiện APEC được tổ chức ở nước ta năm 2017. Nếu sự kiện của bạn nhỏ hơn, không quá nghiêm ngặt về hình thức thì có thể lựa chọn các địa điểm vừa tầm hơn, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tính nghiêm túc và lịch sự.
Đối với những hội thảo hội nghị có thời gian tổ chức ngắn, trong ngày thì chúng ta chỉ cần đảm bảo về tính chất kĩ thuật. Tuy nhiên với những sự kiện dài ngày, có nhiều nội dung thì bạn cần phải có những dịch vụ và tiện ích thêm như ăn uống, nghỉ ngơi cho khách mời.
Trên đây là những lưu ý quan trọng quyết định việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị dành cho bạn, hãy đọc kĩ và nắm rõ các thông tin và chúng tôi tin bạn sẽ tự tổ chức được một sự kiện hội nghị hội thảo thật đẳng cấp.
