Một sự kiện thành công là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố từ nhân sự, khung chương trình, hệ thống âm thanh ánh sáng,… Việc thuê thiết bị sự kiện chất lượng sẽ đảm bảo tạo nên không gian truyền cảm, ấn tượng và chuyên nghiệp cho mọi sự kiện. Vậy khi lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện cần lưu ý những vấn đề gì? Cùng CTM Palace tìm hiểu trong bài viết dưới đây
Sự quan trọng của thiết bị sự kiện đối với thành công của sự kiện
Thiết bị sự kiện bao gồm những gì?
Thiết bị sự kiện là những công cụ giúp người tổ chức thực hiện các ý tưởng theo những phong cách khác nhau. Các thiết bị sự kiện phổ biến bao gồm:
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng: hệ thống loa (loa cột, loa line array, loa subwoofer và loa vệ tinh,…), micro (micro không dây, micro cài áo, micro cầm tay,…), mixer (dùng để kết hợp và điều chỉnh âm thanh từ các nguồn khác nhau), đèn sân khấu (bao gồm đèn PAR, đèn LED, đèn moving head,…); bộ điều khiển ánh sáng.
- Thiết bị hình ảnh và màn hình: máy chiếu, màn hình LED, bộ xử lý hình ảnh
- Hệ thống sân khấu: sân khấu truyền thống, sân khấu di động
- Nhà bạt không gian: giúp tạo không gian rộng rãi, thoáng mát cho các sự kiện ngoài trời
- Thiết bị trong khu vực tiệc: bao gồm những dụng cụ phục vụ cho việc ăn uống (dao, nĩa, dĩa, ly, tách,…); các loại bàn, ghế.
Tại sao thiết bị sự kiện lại quan trọng?
Một sự kiện thành công cần rất nhiều yếu tố tạo thành, bao gồm cả nhân lực lẫn sự hỗ trợ từ các thiết bị công cụ. Trong đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng và hiển thị đóng vai trò to lớn:
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng phù hợp và chất lượng sẽ là sự hỗ trợ đắc lực để tạo nên một không gian ấn tượng, tạo nên điểm nhấn cho sự kiện. Ví dụ như các hiệu ứng ánh sáng chuyển động, đèn laser và màn hình LED giúp tạo ra một không gian độc đáo và đẹp mắt, làm nổi bật các phần quan trọng của sự kiện và tạo sự chú ý đối với khán giả. Hay như việc sử dụng phông nền (backdrop) kiểu truyền thống như bạt hiflex hoặc in PP bồi formex trở nên nhàm chán và đơn điệu thì màn hình LED kết hợp với các công nghệ trình chiếu mới sẽ mang đến những trải nghiệm cực độc đáo, tạo ấn tượng và thu hút khách mời.
Bên cạnh đó, việc có hệ thống âm thanh, ánh sáng được đầu tư chỉn chu, kỹ lưỡng cũng sẽ giúp khẳng định sự chuyên nghiệp của ban tổ chức. Sẽ thế nào nếu một sự kiện quan trọng với sự góp mặt của nhiều đối tác và khách hàng lại diễn ra một cách ngắt quãng chỉ vì micro bị rè, không rõ tiếng hay chỉ thuyết trình “chay” vì không có màn hình LED để trình chiếu các nội dung?
Có thể thấy, thiết bị sự kiện là hạng mục không thể thiếu để có một sự kiện thành công. Và việc lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện cũng rất quan trọng.
Các lợi ích khi sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện uy tín
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Một sự kiện lớn như các sự kiện âm nhạc, festival,… phải mất tối thiểu 2 – 3 ngày để setup và hoàn thiện sân khấu, trang bị âm thanh ánh sáng. Còn đối với những sự kiện nhỏ như khánh thành, lễ khai trương hay ra mắt sản phẩm mới cũng phải mất từ nửa ngày. Và tất nhiên, việc này sẽ cần đến đội ngũ hỗ trợ có trình độ và kỹ năng chuyên môn.
Bên cạnh đó, các thiết bị âm thanh và ánh sáng chất lượng tốt hiện nay có giá thành không hề rẻ, hầu hết là hàng ngoại nhập. Nhiều thiết bị chuyên nghiệp như máy tạo khói hay hệ thống loa đồng bộ, hệ thống mixer,… có tần suất sử dụng không đáng kể. Do đó nếu như bạn không phải là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì việc đầu tư toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng này sẽ rất tốn kém và cũng không cần thiết.
Nếu chỉ có nhu cầu tổ chức các sự kiện theo thời vụ hoặc với tần suất ít thì sự lựa chọn tốt nhất chính là tìm đến các đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện.
Có nhiều sự lựa chọn về trang thiết bị
Đồng thời, các đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện thường có sẵn một kho hàng lớn và đa dạng. Điều này giúp đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt đối với nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể dễ dàng thay đổi và nâng cấp thiết bị theo yêu cầu của sự kiện mà không phải đầu tư lớn vào mua sắm và sở hữu thiết bị.
Hạn chế các rủi ro
Khi bạn thuê thiết bị sự kiện từ một đơn vị chuyên nghiệp, bạn cũng được hưởng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và chuyên môn. Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn trong việc lắp đặt, cấu hình và vận hành thiết bị. Họ cũng có kiến thức và kỹ năng để xử lý các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả, giúp đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn và thuận lợi
Các tiêu chí lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện
Độ uy tín và kinh nghiệm
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện. Điều này sẽ giúp khách hàng có nhiều lựa chọn đa dạng hơn nhưng đồng thời cũng khiến việc tìm một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp trở nên khó khăn hơn. Quý khách nên tham khảo thông tin trên website hoặc các trang mạng xã hội để xem các dự án và đánh giá của khách hàng. Công ty nào có kinh nghiệm càng nhiều thì càng nhận được nhiều tin tưởng của khách hàng hơn.
Gói dịch vụ và thiết bị đa dang
Bạn nên lựa chọn những đơn vị có các gói dịch vụ đa dạng, nhiều mức giá khác nhau. Thêm vào đó, với những công ty có các loại thiết bị đa dạng và số lượng lớn thì cũng sẽ dễ dàng đáp ứng sự thay đổi linh hoạt của khách hàng.
Quy trình làm việc và thái độ của nhân viên
Ngoài yếu tố về chất lượng thiết bị thì yếu tố con người cũng rất quan trọng để bạn xem xét có nên lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện này hay không. Những tiêu chí như: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và nhất là thái độ làm việc chuyên nghiệp, lịch sự, tận tâm nên được đánh giá xem xét.
Bên cạnh đó, một đơn vị chuyên nghiệp cũng sẽ có quy trình làm việc bài bản, đảm bảo cung cấp đến khách hàng mọi thông tin cần thiết, rõ ràng và minh bạch.
Giá cả
Giá cả cũng là tiêu chí mà khách hàng nên cân nhắc xem xét. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, bạn hãy cảnh giác với những lời mời chào như “giá rẻ nhất thị trường” hay “trọn gói giá rẻ” vì đây rất có thể là những đơn vị sử dụng hệ thống âm thanh, loa đài kém chất lượng.
Bạn cần nắm được mức giá chung trên thị trường hiện nay, lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ chất lượng với mức giá phù hợp.
Những lưu ý trong hợp đồng cho thuê thiết bị sự kiện
Khi đã lựa chọn được đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện thì phần đọc và kĩ kết hợp đồng cũng rất quan trọng. Tuy nhiên đây lại là phần mà nhiều khách hàng bỏ qua, dẫn đến việc không nắm được quyền lợi cũng như nghĩa của bên thuê cũng như bên cho thuê và làm ảnh hưởng đến kết quả sau này. Dưới đây là một số lưu ý đối với các điều khoản trong hợp đồng.
Quy định về thời gian và địa điểm bàn giao, nghiệm thu
Vấn đề đầu tiên cần phải xác định rõ trong hợp đồng cho thuê thiết bị sự kiện chính là địa điểm và thời gian chuyển giao thiết bị.
Về thời gian: Cần xác định rõ từng mốc thời gian cho từng hoạt động liên quan đến việc cho thuê thiết bị sự kiện. Gồm:
- Thời gian nhận và bàn giao thiết bị
- Thời gian thanh toán.
Lưu ý: Khách hàng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về các mốc thời gian để đảm bảo phù hợp với kế hoạch chương trình, cũng như có đủ thời gian bố trí và thu dọn sau này.
Về địa điểm: Các bên phải quy định rõ địa điểm nhận và trả thiết bị ở đâu?
- Tại kho của đơn vị cung cấp
- Tại nơi tổ chức sự kiện
Điều này tùy thuộc vào thỏa thuận của đôi bên. Tuy nhiên nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện nhất cho việc di chuyển.
Giá trị hợp đồng cho thuê thiết bị sự kiện và phương thức thanh toán
Về giá trị hợp đồng: Giá trị hợp đồng được dựa trên mức giá chung của thị trường cũng như trên tinh thần thỏa thuận đồng ý chung của cả hai bên.
Về phương thức thanh toán: Các bên có thể thỏa thuận lựa chọn các phương pháp thanh toán khác nhau sao cho phù hợp và đúng với quy định của pháp luật. Cần ghi rõ trong hợp đồng để dễ dàng thực hiện.
Quyền và nghĩa vụ của 2 bên
Đây là một trong những mục trọng tâm cần được làm rõ trong hợp đồng cho thuê thiết bị sự kiện. Trong hợp đồng cần quy định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Đây là căn cứ quan trọng để các bên có trách nhiệm cũng như tuân thủ đúng theo các thỏa thuận; là cơ sở để 1 trong các bên yêu cầu chấm dứt hợp đồng hay thực hiện nghĩa vụ bồi thường nếu có hành vi trái với hợp đồng.
Tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp. Qua bài viết trên đây, CTM PALACE đã cung cấp đến khách hàng những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp cũng như các điều khoản cần lưu ý khi ký kết hợp đồng. Chúc quý khách hàng sẽ có sự lựa chọn chất lượng để có những sự kiện thành công và suôn sẻ.
