6 vấn đề cần biết khi chọn sảnh tổ chức sự kiện phù hợp cho bạn
Để tổ chức ra một sự kiện thành công thì sẽ cần rất nhiều yếu tố, tuy nhiên bước đầu tiên thì bạn cần phải làm đúng ở bước chọn sảnh tổ chức sự kiện đã. Để tìm kiếm một sảnh tiệc tổ chức sự kiện phù hợp với công ty cũng như sự kiện của bạn thì sẽ có những lưu ý, vấn đề sau. Cùng theo dõi những thông tin này cùng chúng tôi nhé.
============>Xem thêm: CTM Palace – dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội
Phân tích cụ thể tính chất sự kiện của bạn
Việc nắm bắt và hiểu rõ những tính chất, thông tin về sự kiện của bạn rất quan trọng. Sau khi đã phân tích được sự kiện của bạn cần gì thì lúc này bạn mới đi tìm sảnh tổ chức sự kiện đáp ứng được các nhu cầu của bạn như về diện tích, về không gian hoặc phong cách trang trí, các thiết bị hỗ trợ…Bạn hãy trả lời những câu hỏi sau đây là sẽ phân tích được tính chất sự kiện của bạn.
- Sự kiện của bạn sẽ tổ chức ở trong nhà hay ngoài trời
- Những khách mời của bạn sẽ thích xem một sự kiện, chương trình như thế nào
- Bạn có bao nhiêu thời gian tổ chức
- Bạn cần một địa điểm trung tâm thành phố hay ở đâu cũng được, có cần giao thông thuận lợi
Khảo sát địa điểm
Ở những thành phố lớn, địa điểm để tổ chức sự kiện là rất nhiều, có rất nhiều đơn vị với độ phong phú đa dạng cao. Tuy nhiên, chính vì độ đa dạng cao sẽ khiến việc lựa chọn của bạn trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, đứng giữa nhiều lựa chọn thì chúng ta nên khảo sát từng nơi là hợp lý, chỉ khi nhìn thấy tận mặt thì ta mới có thể đưa ra những lựa chọn chính xác, phù hợp được.
Nếu bạn có nguồn kinh phí, ngân sách không lớn thì hãy đọc những lưu ý dưới đây để chọn cho mình một địa điểm hợp lý:
- Tìm kiếm các sân chơi giáo dục, văn hóa
- Tìm kiếm và liên hệ với các tổ chức có thể tài trợ
- Tìm trên internet các địa điểm có giá rẻ hoặc khuyến mãi sâu
- Liên hệ với các trường đại học, cao đẳng để thuê địa điểm
- Bàn bạc và thương thảo với đơn vị cung cấp địa điểm để giảm giá
- Nhờ những nhân sư tổ chức sự kiện lâu năm giúp đỡ tìm địa điểm
Nắm được những lưu ý này, bạn sẽ vừa tìm được một nơi phù hợp mà giá cả lại hết sức “ưu đãi”.
Chứng thực thông tin
Với ưu thế mạng internet ngày nay, việc tìm kiếm trên mạng những thông tin cần thiết là rất dễ dàng. Bạn có thể thông qua mạng xã hội, website của đơn vị cung cấp dịch vụ để tìm hiểu xem có phù hợp với mình không.
Với những địa điểm trong nhà, bạn nên tìm những nơi có độ sáng tốt, nhiệt độ vừa phải và không gian phải thông thoáng để đễ nhìn lên sân khấu cũng như việc setup được thuận lợi. Với những địa điểm ngoài trời, bạn nên quan tâm đến những vấn đề như hệ thống thoát nước, khu vực sân khấu cũng như hệ thống che chắn, an ninh địa điểm…
Bàn bạc kĩ về các điều khoản trong hợp đồng
Khi đã chọn cho mình một địa điểm ưng ý thì tiếp theo sẽ là công việc bàn bạc và lên hợp đồng. Mọi thông tin trong hợp đồng cần ghi rõ ràng, chi tiết để sau này khi thanh toán sẽ không xảy ra khúc mắc. Ngoài ra, bạn nên lưu ý bàn bạc kĩ về những dịch vụ đi kèm cũng như các khoản ưu đãi để tiết kiệm ngân sách nhé.
Xác nhận đặt chỗ
Khi đã đồng ý mức giá mà đơn vị cung cấp địa điểm ra thì bạn cần phải xác nhận đặt chỗ luôn để phòng ngừa tình trạng hết sảnh tiệc hoặc giá bị đội lên khi đến mùa cao điểm. Bạn sẽ không cần phải đến tận nơi mà có thể đặt chỗ qua điện thoại, rất tiện lợi. Khi đặt chỗ, bạn cần phải tìm hiểu các thông tin như thời gian đặt cụ thể, thời gian sử dụng địa điểm, tiền đặt cọc và thanh toán ra sao, việc bàn giao sảnh tiệc như thế nào và cuối cùng sẽ là thông tin liên lạc của bạn.
Chú ý hệ thống
Thỉnh thoảng, bạn hãy theo dõi tình hình sảnh tiệc bằng cách truy cập vào các website của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc là liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng để chắc chắn rằng sảnh tiệc của bạn sẽ không có vấn đề gì vào thời điểm chúng ta tổ chức sự kiện.
Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về 6 vấn đề cần biết khi chọn sảnh tổ chức sự kiện phù hợp cho bạn. Đây đều là những thông tin, kinh nghiệm mà chúng tôi rút ra từ nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chính vì thế, hãy nắm rõ chúng và chúng tôi tin chắc bạn sẽ tìm được một sảnh tổ chức sự kiện phù hợp.
