Tổ chức sự kiện là gì và những thông tin cần biết xung quanh lĩnh vực này

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề đang ngày càng phát triển và trở nên phổ biến đặc biệt đối với giới trẻ. Trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo thì tổ chức sự kiện đóng một vài trò to lớn và ảnh hưởng nhiều đến chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Quan trọng như thế nhưng bạn đã biết tổ chức sự kiện là gì và những thông tin quan trọng trong lĩnh vực này chưa. Hãy theo dõi ngay bài viết sau đây để được chúng tôi giải đáp ngay nhé.

===========>Xem thêm:Chú ý quan trọng cần biết khi trang trí sân khấu sự kiện

Tổ chức sự kiện là ngành gì?

Trong cuộc sống, bạn có thể dễ dàng bắt gặp sự kiện ở bất kì đâu. Từ những sự kiện lớn cho đến những sự kiện vừa và nhỏ, chúng luôn tồn tại và đồng hành cùng sự phát triển của xã hội. Để đi tìm câu trả lời chính xác nhất cho câu hỏi tổ chức sự kiện là gì, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động được tạo ra với vai trò là để phục vụ cho những kế hoạch truyền thông, quảng cáo (Pr-Marketing). Khi chúng ta tổ chức sự kiện tức là chúng ta đang muốn thực hiện một mục đích nào đó như tìm kiếm khách hàng, tăng độ nhận diện đối với thương hiệu hoặc nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Ngoài ra thì cũng có những sự kiện nằm ngoài mục đích kinh doanh như lễ kỷ niệm, hội họp hoặc tiệc tất niên, gala cuối năm…Chính vì vậy, có thể nói rằng tổ chức sự kiện là để thu hút sự chú ý của nhóm đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến và cộng đồng.

Tổ chức sự kiện đóng một vài trò quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu của doanh nghiệp. Một sự kiện được tổ chức thành công, đậm nhiều dấu ấn đáng nhớ sẽ tạo ra hiệu ứng truyền thông tích cực, dễ dàng lan truyền thông tin muốn truyền tải đến công chúng. Ở chiều ngược lại, nếu sự kiện thất bại thì dễ ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp.

Mục đích khi chúng ta tổ chức sự kiện là gì?

Mục đích khi danh nghiệp tổ chức sự kiện đó là muốn đạt một kết quả nào đó hoặc muốn đạt một giá trị nào đó sau khi sự kiện được tổ chức. Cụ thể như:

• Truyền tải các thông điệp, thông tin đến nhóm khách hàng mục tiêu, hỗ trợ cho chiến dịch truyền thông để phát huy hết các hiệu ứng truyền thông từ chiến dịch cũng như nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.
• Một sự kiện độc đáo, thành công sẽ giúp hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp được nâng cao.
• Kết nối khách hàng với sản phẩm, dịch vụ thông qua sự kiện, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Quy trình tổ chức sự kiện là gì?

Chúng ta không thể tổ chức một sự kiện tầm cỡ, hoành tráng mà không có một quy trình, kế hoạch chi tiết.

Giai đoạn bắt đầu

Khi bạn bắt đầu một sự kiện thì những chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải thu thập thông tin từ các khách hàng tiềm năng sau đó xây dựng một chương trình phù hợp, bạn cần phải xác định được các mục sau:

• Mục tiêu và nguyện vọng của doanh nghiệp tổ chức sự kiện là gì?
• Những yếu tố nào tạo nên sự thành công cho một sự kiện
• Lập một bản kế hoạch thật đầy đủ và chi tiết cho những ý tưởng tổ chức sự kiện
• Tìm kiếm và lắp đặt các trang thiết bị cần thiết phục vụ sự kiện
• Thực hiện và đẩy mạnh các chiến dịch truyền thông để quảng bá cho sự kiện, giúp thu hút người tham dự.
• Một bản kế hoạch phòng ngừa các trường hợp xấu xảy ra.

Giai đoạn sự kiện bắt đầu

Sau đây sẽ là các bước khi sự kiện bắt đầu được chạy.

• Đảm bảo các thiết bị, máy móc, hệ thống âm thanh ánh sáng hoạt động ổn định không có lỗi lầm gì xuyên sốt sự kiện.
• Kiểm tra lại nội dung chương trình xem có thiếu sót nào không, có hạng mục nào khúc mắc không.
• Sắp xếp đội ngũ nhân viên tiếp và dẫn khách
• Điều phối chương trình sao cho sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch, nếu có sự cố thì phải có biện pháp xử lý kịp thời.

Giai đoạn sau sự kiện

Sự kiện dù kết thúc thì những công việc chúng ta phải làm vẫn còn rất nhiều, có thể kể ra như:

• Thực hiện các công tác truyền thông bằng những tư liệu của sự kiện để quảng bá thương hiệu, sản phầm hoặc dịch vụ doanh nghiệp.
• Liên kết và tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện
• Chăm sóc các khách hàng tiềm năng bởi sau sự kiện họ đã có cái nhìn tích cực về doanh nghiệp, tỷ lệ họ chọn chúng ta là rất tiềm năng.

Giai đoạn giải quyết các vấn đề còn lại sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, sẽ có khá nhiều tồn đọng lại cần chúng ta phải giải quyết như:

• Các vấn đề phát sinh về kinh phí.
• Phân tích và đưa ra các giải pháp cho những sự cố trong chương trình để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Những lĩnh vực nào cần tổ chức sự kiện

Có thể nói rằng, bất kì ngành nghề gì đi chăng nữa thì nhu cầu tổ chức sự kiện thì đều có. Từ thể thao giải trí cho đến thương mại kinh doanh hoặc thậm chí các công tác xã hội thì đều cần có những sự kiện như triển lãm, họp báo, hội nghị hội thảo…để phục vụ công tác truyền thông. Những lĩnh vực cần phải tổ chức sự kiện là:

• Các hội chợ và triển lãm
• Những buổi hội nghị hội thảo, họp chuyên đề
• Các buổi biểu diễn nghệ thuật, âm nhạc hoặc lễ hội
• Các quỹ từ thiện cũng cần tổ chức sự kiện
• Các sự kiện văn hóa thể thao hoặc các sự kiện của Đảng và nhà nước
• Các sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu
• Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp, các chương trình xúc tiến thương mại hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Trên đây là những thông tin về tổ chức sự kiện là gì và những thông tin cần biết xung quanh lĩnh vực này. Chắc hẳn sau khi đọc bài bạn đã có cái nhìn chính xác về lĩnh vực đang cực hấp dẫn này rồi đúng không nào. Hãy đón đọc và theo dõi những bài viết với những chủ đề phong phú khác sắp tới nhé.