Dịch vụ tổ chức sự kiện là như thế nào?
Nhu cầu tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn luôn sẵn có và đặc biệt tăng cao vào thời điểm cuối năm như thế này.
Việc sở hữu cho doanh nghiệp mình một sự kiện đẳng cấp và thành công là mong muốn của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tổ chức sự kiện không hề dễ dàng, từ lên ý tưởng cho đến việc triển khai các công việc cần đến một sự chuyên nghiệp nhất định và dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ là một sự lựa chọn thích hợp. Sau đây chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn những vấn đề xoay quanh dịch vụ tổ chức sự kiện, cùng theo dõi nhé.
Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là một loạt các công việc chuẩn bị để cho ra đời một sự kiện từ khâu chuẩn bị lên ý tưởng cho đến triển khai và cuối cùng là kết thúc chương trình. Các sự kiện có thể mang yếu tố cá nhân sự lễ kỷ niệm, tiệc sinh nhật cho đến các sự kiện có yếu tố khoa học như hội nghị hội thảo hoặc giải trí như game show ca nhạc, chương trình giao lưu…
Dịch vụ tổ chức sự kiện chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng sẽ có một đơn vị đứng ra đảm nhận trách nhiệm thực hiện sự kiện cho bạn. Họ sẽ có trách nhiệm phải thực hiện mọi thứ từ A đến Z, từ lên kế hoạch cho đến triển khai, vận hành và giám sát chương trình cho đến khi kết thúc. Những sự kiện sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có tính chuyên nghiệp cao, dễ dàng thành công và thể hiện được thông điệp của chương trình, tiếp cận đến công chúng một cách hiệu quả.
Dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ làm những gì?
Các trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có những quy trình chuẩn để cho ra đời những sự kiện đẳng cấp, Quy trình cũng sẽ được chia thành 3 phần khác nhau là:
Phần trước sự kiện: Đây là phần rất quan trọng đối với bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện vì nếu chuẩn bị tốt từ giai đoạn đầu thì các công việc sau mới có thể thuận lợi và thành công. Bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cần phải đưa ra những bản kế hoạch chi tiết, những ý tưởng đột phá và cả những hạng mục công việc khác như địa điểm, thời gian, nhân sự và thiết bị…Những yếu tố này cần phải có sự bàn bạc kĩ lưỡng với khách hàng, tiếp nhận yêu cầu và thực hiện.
Ngoài ra, để truyền tải những nội dung và ý nghĩa của sự kiện thì bên cung cấp dịch vụ cũng cần phải có kiến thức nhất định về thương hiệu hoặc nhãn hàng của khách hàng. Sau khi đã nghiên cứu và lập kế hoạch cụ thể thì bước cuối cho giai đoạn đầu sẽ là quảng bá sự kiện đến công chúng, đến các khách hàng tiềm năng.
Với những sự kiện lớn thì chúng ta nên có hạng mục công việc là chuẩn bị xe đưa đón khách, những nhân vật đặc biệt có ảnh hưởng thì cần có sự tiếp đón và chuẩn bị chu đáo.
Phần trong sự kiện: Để chương trình, sự kiện được diễn ra thuận lợi thì bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cần phải thực hiện mọi công việc theo kịch bản, kế hoạch định sẵn. Quy trình chuẩn sẽ bao gồm:
- Đón tiếp khách: Bố trí nhân viên đứng chào và tiếp khách, dẫn khách vào chỗ ngồi ổn định.
- Khai mạc chương trình: Khách mời sau khi đã ngồi vào chỗ hết thì chương trình bắt đầu.
- MC và bộ phận vận hành chương trình điều phối sự kiện diễn ra.
- Với các sự kiện các hạng mục ăn uống thì cần phục vụ khách chu đáo, timeline chương trình cần phải sắp xếp hợp lý.
- Với những sự kiện kéo dài ngày thì cần bố trí và sắp xếp chỗ ở cho khách mời.
- Các hoạt động bổ trợ cho sự kiện cần phải thực hiện đầy đủ.
Giai đoạn sau sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc thì vẫn sẽ có những công việc quan trọng cần phải làm:
- Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
- Quảng bá và truyền thông những hình ảnh của sự kiện đến với công chúng
- Chăm sóc và tạo mối quan hệ đến các đối tác, khách hàng tiềm năng tham gia sự kiện
- Đánh giá hiệu quả của sự kiện và rút kinh nghiệm từ những sai sót.
Bài viết trên đây chúng tôi đã tư vấn cho mọi người về những vấn đề xoay quanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Hiện nay với sự đa dạng từ các công ty tổ chức sự kiện, việc lựa chọn dịch vụ không phải việc khó. Bạn hãy tìm hiểu trên thị trường những công ty phù hợp với sự kiện của mình để mang tới cho doanh nghiệp mình một sự kiên thật đẳng cấp và thành công nhé.
