Chú ý quan trọng cần biết khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương là một nghi lễ quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn mình có một lễ khai trương thật hoành tráng để có một sự khởi đầu đầy may mắn. Và để sự kiện này được thành công thì sẽ có những chú ý quan trọng cần bạn nắm rõ. Hãy cùng chúng tôi khám phá những chú ý quan trọng này ngay dưới đây nhé.

==========>Xem thêm:Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn

Lập một bản kế hoạch thật cụ thể và chi tiết

Bất kì một sự kiện nào được tổ chức ra thì cũng đều cần phải có một bản kế hoạch thật chi tiết và sự kiện khai trương cũng không nằm ngoài. Bạn sẽ cần một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết cho từng hạng mục công việc, từ thiệp mời cho đến trang trí, trang thiết bị và nhân sự…bạn cũng nên ghi rõ giá cả của từng hạng mục bên cạnh để có thể kiểm soát ngân sách một cách hiệu quả cũng như tìm ra được cách tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả, tối ưu.

Chúng ta nên xác định số lượng cũng như tính chất khách mời của lễ khai trương như khách mời sẽ là những ai, đối tác hay khách hàng tiềm năng, có mời các bên truyền thông hay không…Bạn không nên qua loa vấn đề này bởi sự kiện khai trương không chỉ là một buổi lễ ăn mừng thông thường mà đây còn là một cơ hội lý tưởng để bạn quảng bá sản phẩm, hình ảnh công ty đến thị trường.

Trong bản kế hoạch, bạn hãy ghi rõ các đầu việc và cả nhân sự đảm nhận để việc triển khai được dễ dàng và nhanh chóng. Chúng ta chú ý không nên giao quá nhiều đầu việc cho một người hoặc phân công không đúng chuyên môn vì dễ ảnh hưởng đến việc tổ chức, lễ khai trương sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều.

Tổ chức sự kiện khai trương vào ngày đẹp tháng tốt

Người Việt Nam nói riêng và người Châu Á nói chung thường có quan niệm về ngày tốt, ngày đẹp. Việc lựa chọn một ngày đẹp để tổ chức sự kiện khai trương với mục đích mong muốn có một sự khởi đầu thuận lợi, may mắn. Đa phần các doanh nghiệp sẽ nhờ một người có chuyên môn định ra một ngày đẹp nhất trong tháng, giờ đẹp khai trương cũng cần phải xem xét tốt nhất là giờ hoàng đạo.

Tuy nhiên, bạn cũng cần phải xem xét đến vấn đề thời tiết, nếu như ngày đẹp mà bạn chọn rơi vào thời điểm mưa bão thì cũng “không đẹp lắm”. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn những ngày rơi vào thời điểm cuối tuần, người tham dự sẽ đông hơn.

Truyền thông và quảng bá về sự kiện khai trương của bạn

Một sự kiện khai trương nếu như chỉ tổ chức ra mà không thu hút được sự chú ý từ khách hàng, từ thị trường, từ truyền thông thì có lẽ sự kiện đó sẽ được đánh giá là không thành công. Chính vì thế, bạn sẽ cần phải thực hiện các hoạt động quảng bá và truyền thông song song với việc tổ chức sự kiện khai trương của bạn.

Một số công tác truyền thông bạn cần làm là:

• Tạo một fanpage, landingpage cho sự kiện khai trương
• Tạo event trên các kênh mạng xã hội như facebook, zalo…
• Thiết kế và lắp đặt các tấm áp phích, biển quảng cáo quanh khu vực tổ chức lễ khai trương
• Tặng sản phẩm của doanh nghiệp cho khách hàng dùng thử và thu thập ý kiến phản hồi
• Phát tờ rơi, decal có thông tin về lễ khai trương xung quanh doanh nghiệp
• Mời người nổi tiếng làm đại sứ, người đại diện thương hiệu

Trang trí không gian sự kiện khai trương đẳng cấp và hoành tráng

Một buổi lễ khai trương có không gian đẹp, được trang trí tinh tế sẽ hấp dẫn hơn và thu hút sự chú ý của khách mời tham dự. Bạn lưu ý nên trang trí không gian theo một chủ đề nhất định, không nên thích gì trang trí nấy vì như thế sẽ khiến không gian trở nên lộn xộn không đẹp mắt, tốt nhất là không gian sự kiện có thể thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thì càng tốt.

Bạn cũng nên sử dụng các màu sắc thể hiện được sự may mắn và tài lộc như đỏ, vàng, xanh dương, trắng…Đa phần ở các buổi lễ khai trương, người cắt băng khánh thành sẽ là người quan trọng nhất của doanh nghiệp như chủ đầu tư, chủ doanh nghiệp và bên cạnh sẽ là những đối tác, nhãn hàng thân thiết.

Trưng bày và tặng sản phẩm của doanh nghiệp.

Sự kiện khai trương là một cơ hội lý tưởng để bạn giới thiệu sản phẩm của công ty mình đến với khách hàng, bạn cũng có thể nhận ngay được ý kiến phản hồi từ khách và đối tác để có thể cải thiện sản phẩm của mình hơn nữa.

Nếu như sản phẩm của doanh nghiệp bạn không phù hợp để tặng thì có thể bày bán và trưng bày sản phẩm đều được tuy nhiên cần có những ưu đãi, giảm giá để thể hiện sự nhiệt tình của doanh nghiệp chúng ta.

Việc tổ chức sự kiện khai trương cần phải có những kinh nghiệm, chuyên môn nhất định. Chính vì vậy, nếu như bạn là một “tay ngang” trong linh vực này thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói để có một lễ khai trương hoàn hảo nhất.

Trên đây là những thông tin về những chú ý quan trọng cần biết khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương. Chúc bạn có một lễ khai trương thành công và hấp dẫn, tạo thuận lợi cho bước đi đầu tiên của doanh nghiệp mình.