Chú ý quan trọng cần biết khi thuê phòng hội nghị hội thảo
Nhu cầu thuê phòng hội thảo và hội nghị luôn là nhu cầu cần thiết của nhiều công ty bởi đơn giản không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu cho mình một không gian lý tưởng để tổ chức hội nghị hội thảo. Thêm nữa, với dịch vụ đa dạng hiện nay thì chúng ta hoàn toàn có thể sở hữu một không gian tổ chức hội nghị với giá cả ưu đãi, vì vậy thuê dịch vụ đang là lựa chọn hàng đầu của rất nhiều công ty và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thuê phòng hội nghị và hội thảo cũng sẽ có những lưu ý mà bạn cần phải nắm được để sở hữu cho mình một không gian phù hợp, đẳng cấp. Sau đây chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn về những vấn đề này, cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Vị trí đắc địa
Với những hội nghị hội thảo, chương trình đào tạo có những khách mời là những người mới, người lạ thì một địa điểm dễ tìm kiếm, dễ di chuyển đến là một điều cần thiết. Nếu bạn chọn những địa điểm quá xa, quá khó để di chuyển thì người tham dự sẽ rất mất thời gian để đến nơi gây ra cảm giác khó chịu và ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Thậm chí, có những người chỉ cần thấy địa chỉ hơi xa lạ, khó tìm một tí là đã quyết định không tham dự chương trình rồi.
Để tránh tình trạng trên, bạn nên chọn những địa điểm tổ chức nằm trên những con phố lớn, càng gần mặt đường càng tốt, nên tránh những vị trí nằm sâu trong các ngõ hẻm dù giá thành có rẻ hơn đi chăng nữa.
Chỗ gửi xe
Nhiều người không nhận ra được sự quan trọng của chỗ gửi xe, điều này là không đúng. Một địa điểm có chỗ gửi xe chật chội hoặc phí gửi xe quá cao sẽ gây bức bối khó chịu đến khách mời. Bạn hãy thử tưởng tượng sau khi đã di chuyển cả quãng đường xa xôi đến nơi thì ta lại phải loay hoay tìm chỗ trống để gửi xe thì thật sự là nản. Thậm chí sau khi hội nghị xong xuôi thì đến “tiết mục” tìm xe và dắt xe ra sao mà cũng thật khó khăn. Tuy chỉ là tiện ích phụ thôi tuy nhiên chỗ gửi xe cũng tác động rất lớn đến tâm trạng của những người tham gia, bạn nên suy xét đến vấn đề này nhiều hơn.
Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một hạng mục quan trọng, đa phần chúng ta khi đi tìm thuê phòng hội nghị hội thảo thường sẽ quyết định chọn hay không ở khâu này. Bạn nên quan sát tổng thể cơ sở vật chất không gian của bạn như phòng ốc, bàn ghế, nhà vệ sinh, cửa chính cửa sổ…Cơ sở vật chất càng chất lượng, càng hiện đại thì chương trình hội nghị hội thảo của bạn càng được nâng tầm, dễ dàng thành công hơn tuy nhiên cơ sở vật chất càng tốt thì chi phí cũng sẽ không thể rẻ, bạn nên cân đối ngân sách và chọn một địa điểm phù hợp nhất với ngân sách của mình.
Trang thiết bị cần thiết
Một sự kiện hội nghị hội thảo tầm cỡ sẽ không thể thiếu các thiết bị phục vụ cho nó. Từ các loại máy chiếu hiện đại cho đến loa, mic…mọi thiết bị cần phải đầy đủ và hoạt động tốt để tránh xảy ra sự cố trong hội nghị hội thảo. Tốt nhất, bạn nên kiểm tra một loạt các thiết bị trước chương trình để chắc chắn rằng chúng hoạt động bình thường, bất kì thiết bị nào không hoạt động tốt thì phải bàn bạc thay thế ngay để khi chương trình diễn ra sẽ không bị sai xót. Một sự kiện thành công là một sự kiện trơn tru, không có sai xót nào xảy ra giữa chừng, điều này sẽ khiến mọi người tham dự cảm thấy thoải mái.
Giá thành
Ngoài chất lượng cơ sở vật chất thì giá cả cũng là một yếu tố then chốt để chúng ta lựa chọn một phòng hội nghị hội thảo bởi đơn giản, không phải ai cũng có quá nhiều tiền. Vậy thì với nguồn ngân sách cố định được giao cho, làm sao chúng ta có thể lựa chọn được một phòng hội nghị hội thảo thật đẳng cấp. Câu trả lời đó là chúng ta sẽ phải có một bản kế hoạch chi tiết về ngân sách, một danh sách các địa điểm với đa dạng giá cả sau đó cân nhắc nơi phù hợp nhất. Bạn càng tham khảo nhiều nơi thì cơ hội bạn tìm kiếm được một nơi phù hợp càng cao. Vậy nên hãy đầu tư thêm công sức hơn nếu như chúng ta không có một ngân sách quá “dồi dào” nhé.
Trên đây là những lưu ý cần biết trước khi bạn thuê phòng hội nghị hội thảo. Hãy nắm rõ những thông tin trên và chúng tôi tin bạn sẽ tìm kiếm được cho mình một phòng hội nghị thật đẳng cấp cho chương trình hấp dẫn của mình. Chúc bạn thành công.
