Hướng dẫn cách lập bảng chi phí tổ chức sự kiện đơn giản, chi tiết nhất

Để chương trình hay buổi lễ tiệc diễn ra thành công, một trong những yếu tố quan trọng cần chú ý là chi phí tổ chức sự kiện. Bên cạnh việc lên ý tưởng, lập kế hoạch và viết kịch bản, ban tổ chức cần tính toán và lập bảng dự trù chi phí sự kiện cho các hạng mục cần thiết. Cùng CTM Palace tìm hiểu cách lập bảng chi phí tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn

Tại sao cần dự trù kinh phí tổ chức sự kiện? 

Dự trù kinh phí cho công tác tổ chức sự kiện là một việc vô cùng quan trọng và cần thiết. Khi xác định được các hạng mục cần chuẩn bị và ước tính chi phí cho từng hạng mục, đơn vị tổ chức có thể dự tính tổng chi phí cần thiết. Đồng thời, cần chuẩn bị thêm một khoản phí dự phòng để sử dụng trong các trường hợp khẩn cấp.

Ngoài việc kiểm soát chi phí trong buổi lễ tiệc và hạn chế các phát sinh trong quá trình tổ chức, bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp, công ty hay cá nhân hoạch định các công việc sẽ diễn ra. Nhờ đó, có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng và xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh.

Hướng dẫn cách lập bảng chi phí tổ chức sự kiện chi tiết, đơn giản

Bảng giá chi phí tổ chức sự kiện là một bản đề xuất chi tiết về việc chi tiêu cho các hạng mục trong sự kiện sắp diễn ra. Bảng này bao gồm cách bày trí, số lượng khách mời tham gia, timeline sự kiện, và nhiều yếu tố khác. Đây là yếu tố cốt lõi giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và thu hút sự quan tâm của mọi người. Để thiết lập một bảng chi phí chi tiết, thường cần thực hiện các công đoạn sau:

Nghiên cứu kế hoạch sự kiện

Điều đầu tiên chúng ta cần làm là nghiên cứu kỹ lưỡng kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn cần nắm rõ các hạng mục quan trọng trong sự kiện để ước tính chi phí cần thiết. Một số vấn đề mà ban tổ chức nên chú trọng khi nghiên cứu kế hoạch chương trình gồm:

Mục đích tổ chức sự kiện: Trình bày ngắn gọn và súc tích mục đích của chương trình, đảm bảo bao quát toàn bộ lý do và mục tiêu của sự kiện.

Thông tin sự kiện: Nêu rõ thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng người tham gia, trang phục yêu cầu và các thông tin liên quan khác.

Kịch bản chương trình: Xây dựng nội dung chi tiết, nêu rõ vai trò của từng thành viên trong ban tổ chức và thời gian cụ thể cho từng hạng mục.

Thiết kế: Tham khảo các yếu tố thường có trong một sự kiện, ví dụ như trang trí sân khấu, photo booth, backdrop, banner, standee, hashtag…

Quá trình thực hiện: Nêu rõ vị trí và vai trò của từng người trong quá trình thực hiện, và lên kịch bản cho MC.

Hình ảnh minh họa: Sử dụng hình ảnh hoặc hoạt động thường ngày của công ty để minh họa cho ý nghĩa của từng giai đoạn. Tránh chỉ viết văn bản vì người xem sẽ khó hình dung.

Lập danh sách các hạng mục sự kiện

Hạng mục sự kiện là phần đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và công sức nhất, dù là sự kiện lớn hay nhỏ. Không phải ai cũng có khả năng ghi nhớ tốt hoặc hoàn thành công việc mà không mắc lỗi nhỏ. Vì vậy, việc lập danh sách các hạng mục là cần thiết để tránh những thiếu sót cơ bản.

Hãy chuẩn bị một quyển sổ tay để ghi lại các chi phí tổ chức sự kiện cần có. Khi hoàn thành xong hạng mục hoặc thanh toán xong chi phí nào, hãy đánh dấu vào bên cạnh. Như vậy, khi nhìn vào, mọi người có thể hiểu được những gì đã hoàn thành và những gì còn chưa thực hiện. Từ đó, có thể đưa ra kế hoạch tiếp theo cho bảng dự trù kinh phí.

Dự tính rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện

Phát sinh chi phí tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn, nhưng chúng ta vẫn cần chuẩn bị cho trường hợp có rủi ro xảy ra. Với bảng dự trù kinh phí, bạn cần ước tính mức phát sinh có thể xảy ra. Theo thống kê, doanh nghiệp nên dành ra tối thiểu 5% trên tổng số tiền cần chi hoặc có thể lớn hơn.

Hoàn thành bảng chi phí tổ chức sự kiện

Khi hoàn thành bảng giá chi phí tổ chức sự kiện, bạn cần tổng hợp các số liệu đã tìm hiểu và trình bày chúng dưới dạng file một cách khoa học để người kiểm duyệt dễ dàng hiểu và nắm bắt chính xác. Nội dung của bảng này bao gồm các thông tin cần thiết như hạng mục cần chi, mức giá cho mỗi hạng mục và chi phí dự trù. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện, bảng chi phí và kịch bản sẽ có những điểm khác nhau.

Một số lưu ý khi lập bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công, cơ quan hoặc doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Đối với việc lập bảng chi phí tổ chức sự kiện, cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:

• Kiểm tra điều kiện thời tiết: Nếu chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, ban tổ chức cần theo dõi dự báo thời tiết trước nhiều ngày. Trong trường hợp thời tiết xấu, cần chuẩn bị chi phí cho các phương án dự phòng như ô, phông bạt, quạt…
• Chuẩn bị cho các tình huống kỹ thuật: Một số sự cố kỹ thuật có thể xảy ra như thiếu nhân sự, MC có việc đột xuất, hư hỏng âm thanh ánh sáng… Do đó, hãy lên các phương án dự phòng và chuẩn bị chi phí cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo.
• Quản lý ngân sách: Trong trường hợp chi tiêu vượt ngân sách, cần xin ý kiến của ban lãnh đạo để được giải quyết kịp thời. Tránh tự ý đưa ra phương án để không mắc phải những sai lầm không đáng có.
• Lập bảng dự trù kinh phí: Để hạn chế các chi phí phát sinh, hãy lập bảng dự trù kinh phí và xin ý kiến của người có chuyên môn.
• Tìm đến đơn vị tổ chức chuyên nghiệp: Nếu không có chuyên môn và kinh nghiệm, nên tìm đến đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho việc lập kế hoạch tổ chức và chi tiêu hợp lý.

Việc nắm rõ các hạng mục và lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp có một chương trình diễn ra thành công. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể lập bảng chi phí tổ chức sự kiện một cách dễ dàng và chi tiết.