Truyền thông sự kiện là gì liệu bạn có biết?

Tổ chức sự kiện là một hoạt động thường thấy của mỗi doanh nghiệp. Khi tổ chức sự kiện, đa phần doanh nghiệp sẽ có những mục đích riêng. Tuy nhiên, dù là doanh nghiệp nào, sự kiện gì đi nữa thì khi tổ chức sự kiên ai cũng mong muốn sự kiện của mình được lan tỏa rộng rãi, được công chúng biết đến. Và để thực hiện điều này, truyền thông sự kiện là điều mà bạn cần phải làm.

====>Xem thêm:Những vấn đề cần biết khi đi tìm sảnh tổ chức sự kiện

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động đăng tải, công bố các thông tin về hình ảnh của một sự kiện đến với công chúng. Trong truyền thông sự kiện sẽ được chia thành 2 loại hình đó là truyền thông trước sự kiện và truyền thông sau sự kiện.

Truyền thông trước sự kiện: Các hình ảnh, thông tin của sự kiện sẽ được đăng tải một phần nhỏ để thu hút, tạo tính tò mò cho công chúng để thu hút người tham dư.

Truyền thông sau sự kiện: Quảng bá thông điệp, đăng tải những hình ảnh của sự kiện để nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp, tìm kiếm các khách hàng và đối tác tiềm năng.

Truyền thông sự kiện có ý nghĩa gì

Ý nghĩa của truyền thông trước sự kiện: Hoạt động truyền thông trước sự kiện có ý nghĩa là sự thông báo từ phía doanh nghiệp đến cộng đồng, thu hút những người quan tâm đến sự kiện đó để họ tham gia.

Ý nghĩa của truyền thông sau sự kiện: Truyền thông sau sự kiện có rất nhiều ý nghĩa, rất quan trọng tuy nhiên vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Có những doanh nghiệp chỉ thực hiện việc truyền thông trước sự kiện hoặc sau đó chỉ đăng tải hình ảnh lên các trang thông tin nội bộ, như vậy là rất lãng phí:

• Truyền thông sau sự kiện giúp những người tham dự cảm thấy gắn kết và ghi nhớ sâu sắc hơn với sự kiện hơn dù đã kết thúc.
• Giúp thông điệp của sự kiện được lan tỏa hơn, dù là người quan tâm hay không quan tâm.
• Chúng ta sẽ tìm kiếm và tiếp cân được những khách hàng tiềm năng và đối tác mới.
• Sự kiện càng thành thông, càng hoành tráng thì hình ảnh công ty cũng như giá trị thương hiệu được nâng tầm, thể hiện được vị thế với đối tác và khách hàng.

Những sự kiện nào nên thực hiện truyền thông sự kiện

Có thể nói rằng, mọi sự kiện thì chúng ta đều nên truyền thông sự kiện bởi nó mang lại quá nhiều lợi ích không thể bỏ qua. Đặc biệt, đối với những sự kiện cần quảng bá rộng rãi như lễ khai trương, động thổ, khánh thành…truyền thông sự kiện sẽ giúp công chúng biết đến sự tồn tại của doanh nghiệp.

Đối với những sự kiện thuộc về giáo dục, hội nghị hội thảo thì sẽ có mục đích là thu hút khách mời tham dự cũng như tìm kiếm các khách mới cho những hội nghị lần sau.

Với những lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm, tri ân thành viên thì truyền thông sự kiện sẽ có tác dụng nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, mọi sự kiện chúng ta đều cần phải làm truyền thông trước sự kiện, dù chỉ là một bữa sinh nhật cá nhân.

Truyền thông sự kiện qua hình thức nào?

Có rất nhiều phương tiện để bạn truyền thông sự kiện, có thể kể ra như:

Các ấn phẩm quảng cáo

Trong đời sống, chúng ta có thể dễ dàng thấy các hoạt động truyền thông sự kiện qua các ấn phẩm từ banner, poster, tờ rơi…

Các phương tiện truyền thông đại chúng

Các phương tiền truyền thông đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy…Đây là các phương tiện có độ uy tín cao tuy nhiên chi phí cũng sẽ rất lớn, đặc biệt là truyền hình. Radio cũng không được nhiều doanh nghiệp lựa chọn lắm bởi nhược điểm không thể hiện được hình ảnh. Chính vì thế, khi lựa chọn phương tiện truyền thông đại chúng thì các doanh nghiệp vẫn ưu tiên báo giấy hơn, vừa thể hiện được hình ảnh vừa truyền tải được thông điệp qua câu chữ. Tuy nhiên, với tình hình phát triển của các loại mạng xã hội, báo mạng cũng như nhu cầu của độc giả hiện nay thì báo giấy đang có chiều hướng đi xuống.

Truyền thông sự kiện qua các hoạt động

Các hoạt động tiêu biểu để truyền thông sự kiện thường thấy là Roadshow, tổ chức sử dụng sản phẩm miễn phí, tổ chức cuộc thi bên lề. Các hoạt động này thường được dùng để truyền thông trước sự kiện, đặc biệt ở những sự kiện cần thu hút đông đảo người tham dự.

Truyền thông qua các phương tiện digital

Số lượng người internet tại Việt Nam theo thống kê năm 2017 đạt 53%, theo số liệu năm 2016 thì có tới 72% dân số đang sử dụng mạng internet. Đây là những con số ấn tượng, thể hiện tiềm lực và sức mạng của các phương tiện truyền thông digital. Vì vậy, truyền thông sự kiện qua các phương tiện digital là điều cần phải làm.

Các hình thức truyền thông qua các phương tiện digital sẽ là gửi email và SMS marketing, quảng cáo banner trên các website, nền tảng nhiều lượt truy cập, đăng bài PR trên báo điện tử, làm nội dung đăng trên các mạng xã hội hoặc diễn đàn, lập website hoặc landingpage riêng cho sự kiện.

Truyền thông sự kiện hiện nay đã không phải sự lựa chọn có hoặc không nữa mà là bắt buộc phải có khi chúng ta tổ chức sự kiện. Tầm quan trọng của nó như đã nói ở trên là rất nhiều, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nếu được thực hiện đúng cách. Vì vậy hãy nắm được những thông tin chúng tôi tư vấn ở trên để sự kiện của doanh nghiệp bạn đạt được lợi ích tối đa nhé.