Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn

Để sở hữu một sự kiện đẳng cấp và hấp dẫn thì sẽ có những yếu tố quan trọng như ý tưởng, địa điểm, cách trang trí…Và đặc biệt chi phí tổ chức sự kiện hợp lý cũng đóng góp một phần không nhỏ. Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có sẵn một nguồn ngân sách dồi dào vì vậy việc cân đối và dự toán chi phí tổ chức sự kiện hợp lý là điều cần thiết để bạn có thể tổ chức ra một sự kiện thành công với chi phí phù hợp.

Hãy cùng CTM Palace đi tìm những chi phí tổ chức sự kiện hợp lý ngay sau đây nhé.

============>Xem thêm:Tổ chức sự kiện là gì và những thông tin cần biết xung quanh lĩnh vực này

Chi phí cho hạng mục địa điểm

Với những sự kiện nhỏ, sự kiện nội bộ thì chúng ta có thể tận dụng chính nơi làm việc để tổ chức. Tuy nhiên với những sự kiện lớn hơn, quy mô hơn thì việc thuê địa điểm là điều cần thiết và nó nằm trong chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn.

Tuy theo số lượng khách mời, tính chất và quy mô sự kiện của bạn mà chúng ta sẽ đi tìm địa điểm phù hợp. Những địa điểm đắc địa với không gian càng rộng, càng sang trọng thì tất nhiên chi phí cũng sẽ cao hơn những nơi khác.

Để tối ưu chi phí, bạn cần phải khảo sát nhiều nơi và tốt nhất là nên đến tận chỗ đó để tìm hiểu xem các thông tin trên mạng có chính xác hay không, có nhiều nơi quảng cáo rất thu hút nhưng khi đến nơi thì lại không được như chúng ta nghĩ. Ngoài ra, khi đã chọn được địa điểm phù hợp thì bạn nên đặt cọc từ sớm để giữ chỗ. Việc chúng ta lưỡng lự rất dễ để mất địa điểm, đặc biệt là thời điểm cuối năm khi mà lượng cầu luôn lớn hơn cung.

Bạn cũng nên bàn bạc và hỏi kĩ lưỡng đến các vấn đề khác bao quanh chi phí như có trọn gói an ninh, gửi xe, dịch vụ…hay không. Nếu không thì chúng ta cần trả thêm bao nhiêu. Bạn cũng nên hỏi về những ưu đãi và khuyến mãi ở địa điểm bạn chọn để không bỏ lỡ. Những thông tin này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Chi phí cho trang thiết bị

Các thiết bị cần thiết để phục vụ cho một sự kiện là rất nhiều và tất nhiên là chúng cũng sẽ chiếm một phần không nhỏ trong chi phí tổ chức sự kiện hợp lý của bạn. Bạn nên có một bản kế hoạch, liệt kê thật chi tiết các trang thiết bị cần thiết sau đó phân tích xem chúng ta có thật sự cần vật đó hay không. Với những thiết bị quan trọng như màn LED, loa, máy chiếu,…thì bạn cần phải kiểm tra xem chất lượng của chúng, hoạt động có bình thường hay không.

Nếu hỏng hóc hoặc trục trặc thì chúng ta sẽ phải thay thế và tất nhiên chi phí phải bỏ ra sẽ đội lên. Ngoài ra thì chi phí dành vận chuyển các trang thiết bị này cũng cần chúng ta phải tính toán.

Chi phí cho phần ăn uống

Ăn uống luôn chiếm một phần không nhỏ trong một sự kiện (nếu như có). Nó có thể chiếm tới 30 – 40% ngân sách tổ chức sự kiện của bạn. Tùy thuộc vào quy mô và số lượng khách mời mà chi phí phải bỏ ra cũng sẽ khác nhau. Để cân đối chi phí, bạn nên dự trù chi phí phải bỏ ra cho mỗi 1 khách mời sau đó soạn thực đơn theo mức chi phí đã định ra.

Đa phần các bên cung cấp dịch vụ thường sẽ có báo giá rất sát và có thể điều chỉnh theo như chúng ta mong muốn. Tuy nhiên, có một lời khuyên dành cho bạn đó là không nên quá để ý đến vấn đề tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện hợp lý để rồi chọn những dịch vụ không chất lượng và tiền mất tật mang.

Chi phí cho nhân sự

Để một sự kiện được tổ chức thành công, vận hành trơn tru thuận lợi thì chắc chắn không thể thiếu được sự đóng góp của một đội ngũ nhân sự đông đảo. Những nhân sự này sẽ bao gồm nhân viên phục vụ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên nội dung chương trình, MC, PG – PB, chuyên viên điều phối, bên lắp đặt…Nếu như bạn có thể tận dụng những nhân sự trong công ty mình cho những vị trí này thì có thể tiết kiệm được một phần chi phí không nhỏ. Tuy nhiên, tính chuyên nghiệp sẽ cần phải được đánh giá để không phá hủy sự kiện.

Chi phí cho các nội dung trong chương trình

Với hầu hất các loại hình sự kiện thường sẽ đan xen các tiết mục nghệ thuật, các chương trình biểu diễn để sự kiện thú vị hơn. Một sự kiện mà chỉ bao gồm những lời phát biểu, những con số thì thật là nhàm chán và thật sự không gây ấn tượng đến khách tham dự.

Vậy nên các tiết mục biểu diễn sẽ là điều cần thiết tuy là nó sẽ chiếm một khoản chi phí không nhỏ vì các yếu tố như đạo cụ, trang phục, catse…Tuy thuộc vào tính chất và quy mô các tiết mục mà chi phí cũng sẽ khác nhau, thông thường sẽ vào tầm 10 – 20% tổng ngân sách của bạn.

Chi phí cho quản lý và vận hành

Đây là khoản chi phí tổ chức sự kiện hợp lý mà bạn sẽ cần để sự kiện có thể được quản lý và vận hành thuân lợi. Đó là vì chúng ta sẽ phải bỏ ra một số tiền để thuê một bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi. Chuyên viên phụ trách sẽ đóng vai trò quan trọng đó là vận hành sự kiện, họ cũng sẽ là người kiểm tra và duyệt lại nội dung chương trình, là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước mọi vấn đề xảy ra trong suốt sự kiện.

Tuy quan trọng như vậy nhưng khoản phí này chỉ chiếm khoảng 5 – 10% tổng ngân sách. Chính vì thế bạn nên dành một khoản ngân sách cho hạng mục này, nó sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện.

Chi phí phát sinh

Dù bạn có lập một bản kế hoạch chi tiết như thế nào thì sẽ luôn có những điều “bất ngờ” dành cho bạn. Và tất nhiên, một khoản chi phí cho những bất ngờ không mong muốn này sẽ là điều cần thiết để có thể kịp thời xử lý vấn đề.

Ngoài ra, nếu như sếp bạn muốn thêm một vài yếu tố vào sự kiện ví dụ như thêm trang trí hoặc thay đổi một vài chi tiết nào đó thì chúng cũng sẽ nằm ở chi phí phát sinh này.

Trên đây chúng tôi đã tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn. Đây đều là những chi phí bắt buộc phải có để một sự kiện diễn ra thành công. Việc của chúng ta là cân đối chúng một cách để phù hợp với ngân sách. Chúc bạn có một sự kiện thành công và hấp dẫn.