TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐỂ CÓ 1 SỰ KIỆN THÀNH CÔNG 

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức “đánh bóng” hữu hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của một doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức thành công một sự kiện thành sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của một chiến dịch truyền thông.

Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công, bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lý do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé!

>>> Tổ chức sự kiện là gì? quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

>>> 21 bước để giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng

Thực tế cho thấy, sự kiện chỉ là một cái cớ để các doanh nghiệp có thể giao lưu, gặp gỡ và trao đổi với, khách hàng, các đối tác và các đơn vị truyền thông. Sự kiện chính là cách thức trao đổi thông tin hai chiều giúp tăng cường và mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp. Do đó, chúng ta không thể chủ quan mà xem nhẹ các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một sự kiện.

Một sự kiện thành công không chỉ cần một kế hoạch hoàn hảo, một địa điểm tốt mà những chi tiết nhỏ như âm thanh, ánh sáng, … cũng có những ảnh hưởng quyết định đến sự thành công chung của sự kiện.

Người tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là lên kế hoạch cho chương trình, liện hệ với các đơn vị liên quan và còn phải liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, chuẩn bị từ những chi tiết nhỏ nhất,… để đảm bảo có thể tùy ứng trong mọi tình huống khi diễn ra sự kiện.

1. Các bước tổ chức sự kiện

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, như sự kiện hội nghị hội thảo, sự kiện tiệc cưới, sự kiện công ty, tất niên cuối năm… Với từng sự kiện cụ thể lại có những vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Do đó, mà nó cũng có nhưng quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản sau:

1.1 Tìm hiểu về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện:

Ở bước này người làm sự kiện phải có được những thông tin cơ bản về sự kiện mình sẽ thực hiện như lý do tổ chức sự kiện, mục đích thực hiện, thời gian, số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự, …. từ đó xác định kế hoạch cho từng công việc cụ thể.

1.2 Hình thành ý tưởng và chủ đề cho sự kiện:

Ý tưởng (Concept) chủ đạo của một sự kiện được xem là linh hồn của Event đó vì thế nó cực kỳ quan trọng. Và sau khi đã có Concept thì Chủ đề của Event chính là yếu tố quan trọng thứ 2, nếu Concept được coi là “Linh hồn” thì Theme chính là “Diện mạo” của một sự kiện.

Để có được ý tường và chủ đề hay cho sự kiện bạn cần phải có sự hiểu biết nhất định về các đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

1.2.1 Viết kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Sau khi có được concept và Theme cho sự kiện bạn cần phải lên một kế hoạch chi tiết thực hiện sự kiện dựa trên những mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn biết được những phần việc và mốc thời gian thực hiện từng đầu việc cụ thể trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về cách lập kế hoạch truyền thông

1.2.2 Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cùng với các thiết kế và dự toán ngân sách cho việc tổ chức sự kiện thì điều tiếp theo là bạn phải bắt đầu cho bước Gặp gỡ chủ đầu tư để thuyết trình về kế hoạch của mình. Mục đích của việc này là bạn làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao,…  

1.2.3 Tổ chức triển khai sự kiện

Để triển khai tổ chức một kế hoạch, thì trước tiên đòi hỏi bạn phải có nguồn nhân sự thực hiện các phần việc. Vì thế, bạn cần huy động một team của mình để thực hiện và đôi khi bạn cũng cần phải thuê các đơn ngoài để hỗ trợ bạn thực hiện một số phần việc trong sự kiện.

Là một Agency, bạn cần phải một có quy trình quản lý riêng và có nhân sự được phân công phụ trách từng phần việc dựa theo kế hoạch và chuyên môn của mỗi người:  Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chính, Bộ phận truyền thông đối ngoại,…

1.2.4 Đánh giá, tổng kết và báo cáo về sự kiện

Vài ngày sau khi sự kiện hoàn tất là lúc bạn phải hoàn tất và gửi báo cáo tổng kết cho chủ đầu tư và có những đánh giá tổng kết cũng như quyết toán với công ty.

Ở bước này bạn cần phải chỉ rõ ra được những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường được hiệu quả chương trình như bao nhiêu người tham dự, phản hồi của khách hàng ra sao,…

Quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt cũng như tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình.

Tổng kết lại công tác quảng cáo, truyền thông như bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo… Cuối cùng là team tổ chức sẽ tổ chức một buổi họp tổng kết, rút kinh nghiệm…

Trên đây là 6 bước cơ bản nhất để thực hiện một sự kiện, tuy nhiên tùy vào tính chất và mục đích của từng sự kiện cụ thể mà các bước có thể nhiều hoặc ít hơn, hơn nữa trong mỗi bước lại có nhiều phần việc nhỏ. Vì thế, để có cái nhìn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện các bạn có thể tham khảo bài viết “quy trình tổ chức sự kiện chuẩn”

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô.

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện

Các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố vĩ mô bao gồm những yếu tố hay các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện như:

+ Môi trường nhân khẩu học bao gồm các vấn đề về dân số như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc, nghề nghiệp…

+ Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của người tiêu dùng.

+ Các yếu tố về môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hâu và tình hình ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến đầu vào của nhà sản xuất và gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

+ Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới ảnh hưởng đến việc thực thi những giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện.

+ Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện.

+ Môi trường văn hoá được coi là một hệ thống giá trị truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách tập thể bao gồm những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát và các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.

Các yếu tố vi mô

Nhóm yếu tố vi mô bao gồm những yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và một sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức một sự kiện. Các yếu tố vi mô đó bao gồm:

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của danh nghiệp,…

+ Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.

+ Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện.

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Chính quyền và cư dân giới hạn trong 1 phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra.  

Ngoài những yếu tố trên thì việc tổ chức sự kiện còn chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác mà không khôn khổ bài viết chúng tôi không thể thống kê ra được chi tiết.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công, bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lý do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé!

1. Nhân sự

Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức một sự kiện, cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận sơ xảy thôi là cũng ảnh hưởng đến cả sự kiện. Nếu các phòng ban “mỗi người một phách” thì sự kiện không thể thành công được.

Cộng tác viên: Một sự kiện tổ chức thường có quy mô khá lớn. Nhân viên các phòng ban không để lo hết tất cả mọi việc được. Vì vậy, mỗi sự kiện cần có sự hỗ trợ rất lớn từ các cộng tác viên trong những công việc nhỏ liên quan như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời,… Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên không tốt thì sẽ làm sự kiện có nhiều sai sót.

Outsource: Một sự kiện muốn thành công nên có outsource là MC, ca sĩ, diễn viên,…

• MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để tránh gặp những lỗi không nên xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, trang phục không phù hợp với sự kiện… bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, dặn dò và báo trước với MC về concept của sự kiện, đặc biệt nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sai sót khi bắt đầu sự kiện.
• Người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên,…) giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn cũng có thể gặp phải một số vấn đề đau đầu như: người nổi tiếng đến muộn do lịch trình, không kiểm soát được đám đông,… Để tránh xảy ra các trường hợp này, bạn nên có một nhân sự riêng đảm nhận vị trí quan tâm, chăm sóc talent cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào talent xuất hiện, có đến kịp giờ hay không, có gặp vấn đề, trục trặc gì không,…Ngoài ra, khi xảy ra vấn đề, bạn cần bình tĩnh để đưa ra phương án tốt nhất.

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó.

3. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.

Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

>> Xem thêm: Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm là một trong những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. m thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.

5. Các đơn vị hợp tác hoặc thuê ngoài

Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Vì thế, bạn cần quan tâm tới các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.

Nếu thuê địa điểm tổ chức thì bạn cần lưu ý rằng một số nơi như Capella Gallery Hall,… có quy định khách hàng không được mang thức ăn vào. Vì thế, bạn có thể ghi chú vào thiệp mời hoặc nhắc với khách mời trước để họ có thể biết mà làm theo, tránh những rắc rối có thể xảy ra.

6. Chuẩn bị rủi ro

Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Vì thế, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.

Nếu quá ngại với những rủi ro này, bạn có thể nhờ các đơn vị cho thuê địa điểm giúp đỡ. Đến với Capella Gallery Hall, bạn không phải lo về những rủi ro, bất trắc có thể xảy ra. Các chuyên gia tổ chức sự kiện của Capella Gallery Hall sẽ hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện. Capella Gallery Hall sẽ giúp bạn chăm chút từng chi tiết của sự kiện, hướng dẫn và đón tiếp khách mời. Capella Gallery Hall có đội ngũ nhân viên tận tình, chuyên nghiệp luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ khi cần thiết. Bên cạnh đó, Capella Gallery Hall có nhiều loại không gian thích hợp với các sự kiện khác nhau. Nếu bạn cần đổi không gian, Capella Gallery Hall có thể hỗ trợ bạn khi không gian còn trống. Capella Gallery Hall có hệ thống thực đơn đa dạng, phong phú với các món ăn từ Âu sang Á có hương vị thơm ngon, lối trang trí đẹp mắt, làm hài lòng mọi thực khách. Capella Gallery Hall có thể tổ chức những bữa tiệc bàn tròn hoặc buffet theo nhu cầu khách hàng. Vì thế, Capella Gallery Hall có thể cung cấp dịch vụ món ăn cho bạn khi tổ chức sự kiện. Capella Gallery Hall cũng có thể cung cấp cả cộng tác viên, trang trí sự kiện khi cần thiết.

Trên đây là những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Capella Gallery Hall chính là một sự lựa chọn tuyệt vời giúp bạn tổ chức sự kiện và giải quyết những lo lắng này. Nếu muốn tổ chức sự kiện tại Capella Gallery Hall, bạn có thể liên hệ:

Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn gây được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ.

– Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện (venue): Tránh trường hợp chỉ còn vài ngày nữa là diễn ra sự kiện thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,…

– Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, các vấn đề về người dẫn chương trình tại sự kiện bạn phải đặc biệt lưu tâm nhé!

– Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cũng là vấn đề bạn phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Sẽ chẳng có gì là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ trơn chu nếu bạn không chạy thử.

– Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Sẽ thế nào Ca sĩ lên sân khấu cả 5 phút mà mà âm thanh vẫn chưa được bật.

Bạn không thể lường trước được những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, vì thế để sự kiện được thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và có những phương án dự phòng cho mọi trường hợp xảy ra không theo kịch bản.