Những vấn đề cần biết khi đi tìm sảnh tổ chức sự kiện
Một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp sẽ khiến sự kiện của bạn được nâng tầm, trở nên dễ dàng thành công hơn. Quan trọng như vậy thế nhưng để tìm được một sảnh tổ chức sự kiện phù hợp thì lại không hề dễ dàng. Bạn sẽ cần phải nắm được những lưu ý, những vấn đề cần phải biết để chọn cho mình một nơi phù hợp. Vậy chúng là gì, cùng chúng tôi đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Những vấn đề phải biết khi tìm sảnh tổ chức sự kiện
Vị trí địa lý
Về vấn đề địa điểm của nơi tổ chức, bạn cần phải tìm hiểu xem khách mời của bạn là những ai ví dụ như nếu bạn muốn mời những người là cán bộ hoặc nhân viên của một quận thì tốt nhất bạn nên chọn những địa điểm ở quận đó. Không nên chọn những địa điểm quá xa sẽ khiến khách mời khó khăn trong việc di chuyển.
Địa điểm mà bạn chọn cũng phải có địa chỉ hợp lý, càng đẹp càng tốt. Tốt nhất là nằm ở trong trung tâm thành phố, mặt đường chính. Nếu nằm trên những con đường hay xảy ra tắc đường hoặc vị trí không dễ tìm lắm thì bạn cần phải thiết kế bản đồ riêng cho khách mời.
Nơi gửi xe
Vấn đề tiếp theo, bạn cần phân tích xem đa phần khách mời của bạn sẽ di chuyển đến bằng phương tiện gì, là phương tiện công cộng hay xe cá nhân, là oto hay xe máy để từ đó chọn một địa điểm tổ chức sự kiện có bơi nơi gửi xe rộng rãi phù hợp.
Dù cho sảnh tổ chức sự kiện có “hợp nhãn” bạn thế nào, phù hợp ra sau mà chỗ để xe không như ý, quá bé hoặc quá xa nơi tổ chức thì bạn cũng cần phải xem xét lại chọn chỗ khác. Ít người biết rằng, bất kì bất tiện nào về chỗ gửi xe cũng xe khiến khách mời cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện của chúng ta.
Diện tích và tiện ích
Một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo phải là nơi phù hợp với sự kiện của bạn, phù hợp với số lượng khách mời sự kiện. Ví dụ nếu chương trình của bạn có quy mô 400 người thì nên chọn một nơi có sức chứa tầm 500 người. Chọn một không gian chật chội sẽ ảnh hưởng đến chương trình, khiến khách mời không thoải mái, việc di chuyển và các hoạt động trong chương trình cũng bị ảnh hưởng và sẽ khiến sự kiện khó có thể thành công. Đặc biệt, khi xảy ra rắc rối ví dụ như cháy nổ thì việc quá đông sẽ khiến công tác xử lý gặp khó khăn.
Tiếp theo là vấn đề trang trí. Có nhiều trung tâm tách biệt riêng việc thuê địa điểm và chi phí trang trí thành 2 hạng mục nên bạn cần phải tìm hiểu kĩ để tránh “mất tiền oan”. Các tiện ích của địa điểm tổ chức sự kiện như đồ ăn, phục vụ, wifi, hệ thống phục vụ sự kiện…cũng cần phải xem xét có phù hợp và đáp ứng được sự kiện của bạn không.
Đặc biệt bạn phải quan tâm đến hạng mục ăn uống nếu như sự kiên của bạn có nội dung này. Các khách mời sẽ có ấn tượng rất mạnh, rất sâu và rất lâu đối với đồ ăn uống trong một sự kiện. Bạn nên chọn lựa các món ăn phù hợp với phần đông khách mời, nên đặt thêm từ 1 – 2 bàn dành cho những người ăn chay hoặc muốn giữ gìn sức khỏe. Nếu tiệc của bạn phục vụ ăn uống theo kiểu teabreak thì còn cần phải quan tâm đến nước uống nữa. Để tốt nhất, bạn nên yêu cầu bên cung cấp địa điểm cung cấp dịch vụ dùng thử để có cái nhìn chính xác nhất về đồ ăn, đồ uống. Đây là biện pháp hiệu quả để bạn sắp xếp và lựa chọn các món thành một thực đơn hấp dẫn.
Những địa điểm tổ chức sự kiện có thể thay đổi diện tích linh hoạt, tùy chỉnh các món ăn về số lượng là những nơi bạn nên cân nhắc lựa chọn vì nếu khách mời đến dự ít hơn dự kiện thì chúng ta cũng có thể xoay sở được.
Bố cục
Không chỉ cần biết rõ về sảnh tổ chức sự kiện mà tốt nhất bạn cần phải nắm được toàn bộ bố cục của địa điểm tổ chức. Từ sảnh tiếp đón cho đến khu vực sân ở ngoài cho đến phía sau của địa điểm, bạn cần phải nắm được toàn bộ để có thể điều phối sự kiện một cách hợp lý, từ lúc setup cho đến khi vân hạnh và kết thúc, mọi thứ sẽ trở nên hoàn hảo nếu bạn nắm được điều này.
Những vấn đề cần biết khi đi tìm sảnh tổ chức sự kiện trên đây chắc hẳn đã giúp bạn tìm hiểu và chọn được một địa điểm phù hợp. Chúc bạn sớm tổ chức được một sư kiện thành công và hấp dẫn.
