Những lưu ý khi làm hợp đồng đặt tiệc
Ký kết hợp đồng đặt tiệc là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh phát sinh rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ những điểm cần lưu ý trong quá trình này. Dưới đây là những lưu ý khi làm hợp đồng đặt tiệc mà bạn cần nắm vững để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch và hạn chế tối đa các tranh chấp không đáng có.
Khảo sát thực tế địa điểm tổ chức tiệc trước khi ký hợp đồng
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng đặt tiệc, bạn nên trực tiếp đến địa điểm tổ chức để khảo sát thực tế không gian và cơ sở vật chất. Việc này giúp bạn đánh giá chính xác chất lượng dịch vụ mà bên cung cấp đưa ra, từ đó tránh được tình trạng hình ảnh quảng cáo không đúng với thực tế. Khi khảo sát, bạn cần chú ý đến chất lượng bàn ghế, khăn trải bàn, ly tách, cũng như hệ thống ánh sáng, âm thanh, điều hòa, nhà vệ sinh và các khu vực hỗ trợ khác.
Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ lối đi, bãi đỗ xe và hệ thống thoát hiểm để đảm bảo an toàn cho khách mời. Việc khảo sát thực tế sẽ là căn cứ để bạn đưa ra các yêu cầu cụ thể trong hợp đồng.
===> Xem thêm: 10 Trung tâm tiệc cưới đẹp ở Hà Nội
Làm rõ khung thời gian tổ chức tiệc và các khoản phụ phí phát sinh
Thời gian tổ chức là một trong những điều khoản quan trọng nhất cần thể hiện rõ trong hợp đồng đặt tiệc. Bạn cần xác định cụ thể thời gian bắt đầu và kết thúc tiệc để làm căn cứ tính phí dịch vụ. Đồng thời, hãy trao đổi với bên cung cấp về việc nếu buổi tiệc kéo dài quá thời gian quy định thì có phát sinh phụ phí không, và mức phí này được tính như thế nào – theo giờ hay theo từng block thời gian.
Ngoài ra, cần thống nhất rõ ràng về thời gian được phép trang trí, lắp đặt sân khấu, thử âm thanh… trước giờ tiệc diễn ra, cũng như thời gian dọn dẹp sau tiệc. Tất cả các mốc thời gian này nên được ghi cụ thể trong hợp đồng để tránh tranh cãi sau này.
Làm rõ nội dung thực đơn và các khoản chi phí đi kèm
Không chỉ dừng lại ở việc chọn món ăn, bạn cần làm rõ trong hợp đồng các chi phí liên quan đến thực đơn. Đầu tiên, cần xác nhận rõ giá bàn tiệc đã bao gồm thuế VAT và phí phục vụ chưa. Tiếp theo, hỏi kỹ về các khoản phụ phí như khăn lạnh, nước suối, trà nóng – vì một số nhà hàng sẽ tính riêng các hạng mục này. Ngoài ra, nên hỏi rõ số lượng người được phục vụ trên mỗi bàn là bao nhiêu, nếu phát sinh thêm khách hoặc cần thêm bàn thì chi phí tính ra sao.
Đừng quên trao đổi về thời điểm chốt số lượng bàn chính xác và phương án xử lý trong trường hợp có sự thay đổi vào phút chót. Nếu bạn có yêu cầu đặc biệt về món ăn chay, thực đơn riêng cho trẻ nhỏ hoặc người ăn kiêng, hãy đưa vào hợp đồng để đảm bảo được đáp ứng đầy đủ.
Thỏa thuận cụ thể về các khoản đặt cọc và tiến độ thanh toán
Thông thường, quá trình thanh toán hợp đồng đặt tiệc sẽ chia thành nhiều đợt để phù hợp với quá trình chuẩn bị. Do đó, bạn cần yêu cầu bên cung cấp dịch vụ ghi rõ từng mốc thanh toán, bao gồm: số tiền cọc đợt 1 ngay sau ký hợp đồng, số tiền thanh toán tiếp theo (trước ngày diễn ra tiệc) và số tiền còn lại thanh toán sau khi tiệc kết thúc. Cần nắm rõ tỷ lệ thanh toán cho mỗi đợt, thời hạn cụ thể và phương thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản).
Việc này giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị tài chính, đồng thời tránh được việc bị phạt trễ hạn hay chậm tiến độ từ phía nhà hàng.
Kiểm tra kỹ điều khoản hủy tiệc và hoàn cọc
Một trong những rủi ro phổ biến nhất khi tổ chức tiệc là việc phải hủy sự kiện ngoài ý muốn. Vì vậy, bạn cần đặc biệt lưu ý đến điều khoản liên quan đến việc hủy hợp đồng trong trường hợp bất khả kháng. Hỏi rõ xem nếu hủy tiệc trước bao nhiêu ngày thì có được hoàn tiền cọc không, mức hoàn là bao nhiêu phần trăm? Có trường hợp nào được phép dời lịch hoặc chuyển nhượng gói dịch vụ cho người khác không?
Đối với phía nhà hàng, cũng nên thỏa thuận về việc nếu họ không thể đảm bảo được dịch vụ như cam kết thì có phương án đền bù hoặc hoàn tiền ra sao. Tất cả các nội dung này cần được thể hiện rõ trong hợp đồng, tuyệt đối không nên chỉ thỏa thuận miệng để tránh tranh chấp về sau.
===> Xem thêm: 6 Kinh nghiệm đặt nhà hàng tiệc cưới : Từ A – Z cho ngày trọng đại
Rà soát kỹ các thông tin trong hợp đồng trước khi ký
Sau khi đã thống nhất các điều khoản, bạn cần đọc lại toàn bộ hợp đồng một cách kỹ lưỡng trước khi ký. Hãy kiểm tra xem thông tin cá nhân, thông tin sự kiện, ngày giờ tổ chức, địa điểm, số lượng bàn tiệc, thực đơn, chi phí, tiến độ thanh toán, điều khoản hủy tiệc… đã đầy đủ và chính xác chưa. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai thông tin, hãy yêu cầu bên cung cấp chỉnh sửa bằng văn bản trước khi ký chính thức. Không nên chủ quan bỏ qua vì chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến bạn gặp rắc rối trong quá trình tổ chức.
Đảm bảo hợp đồng có chữ ký và dấu mộc hợp lệ
Hợp đồng đặt tiệc chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của hai bên và con dấu của đơn vị cung cấp dịch vụ. Sau khi ký kết, hợp đồng cần được lập thành hai bản gốc giống nhau – một bản do bạn giữ và một bản do bên tổ chức tiệc giữ. Bạn cũng nên chụp lại hợp đồng hoặc yêu cầu gửi bản scan để lưu giữ đề phòng mất bản giấy.
Đừng quên kiểm tra xem hợp đồng đã được ký đầy đủ bởi đại diện pháp lý có thẩm quyền của nhà hàng hay chưa, tránh trường hợp sau này hợp đồng không có hiệu lực vì người ký không đủ quyền hạn.
Việc ký kết hợp đồng đặt tiệc tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng chi tiết. Một bản hợp đồng rõ ràng, đầy đủ, minh bạch sẽ là nền tảng để buổi tiệc của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công. Hy vọng rằng với những lưu ý khi làm hợp đồng đặt tiệc đã được trình bày chi tiết ở trên, bạn sẽ có đủ thông tin để tự tin chuẩn bị cho buổi tiệc sắp tới – dù là tiệc cưới, tiệc công ty hay bất kỳ sự kiện nào quan trọng trong cuộc sống.
Thông tin liên hệ
𝐂𝐓𝐌 𝐏𝐀𝐋𝐀𝐂𝐄 – Trung tâm Sự kiện & Tiệc cưới
131 Nguyễn Phong Sắc – Dịch Vọng Hậu – Cầu Giấy – Hà Nội
https://goo.gl/maps/idQtG9RtMoyCcMAd8
Hotline: 0936 496 466 – 0243 7464 666
info@ctmpalace.vn
