Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chính là chìa khóa để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và mang lại hiệu quả tối ưu. Vậy làm thế nào để tạo nên một kế hoạch vừa chỉn chu đầy đủ, giúp tiết kiệm chi phí, ngân sách, vừa tránh được những rủi ro không mong muốn? Trong bài viết này, CTM Palace sẽ bật mí cho bạn mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, hướng dẫn từng bước cơ bản, cùng những kinh nghiệm thực tế để bạn tự tin tổ chức sự kiện hoàn hảo từ A đến Z!

Các bước lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Việc xây dựng kế hoạch sự kiện chi tiết đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ, từ những bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch tổng thể cho đến giai đoạn cuối cùng của việc theo dõi và đánh giá kết quả. Dưới đây là những bước chi tiết giúp bạn xây dựng một kế hoạch sự kiện thành công.

Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng

Đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong bất kỳ kế hoạch tổ chức sự kiện nào. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng tất cả các công đoạn sau. Mục tiêu của sự kiện có thể là gia tăng nhận thức thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới, kỷ niệm một cột mốc quan trọng, hay tạo cơ hội kết nối với khách hàng tiềm năng.

• Xác định mục tiêu: Cụ thể, sự kiện này muốn đạt được điều gì? Làm thế nào để đo lường được hiệu quả của sự kiện?
• Đối tượng khách hàng: Bạn cần biết rõ đối tượng tham gia sự kiện. Họ là ai? Họ đến để làm gì? Điều này sẽ quyết định nhiều yếu tố trong chương trình, như không gian, âm nhạc, thực đơn, và các hoạt động khác.

Xây dựng ngân sách dự toán (bao gồm bảng mẫu báo giá tham khảo)

Bước này sẽ giúp bạn quản lý chi phí một cách hiệu quả. Xây dựng ngân sách dự toán giúp xác định các khoản chi tiêu cho sự kiện và đảm bảo không vượt quá giới hạn ngân sách.

• Chi tiết các khoản chi phí: Các khoản chi phí thường gặp bao gồm:
  • Chi phí thuê địa điểm: Phụ thuộc vào quy mô sự kiện và địa điểm bạn chọn.
  • Chi phí dịch vụ: Âm thanh, ánh sáng, trang trí, nhân sự phục vụ, và các dịch vụ hỗ trợ khác.
  • Chi phí marketing và quảng cáo: Để thu hút khách mời và tạo hiệu ứng truyền thông.
• Mẫu báo giá tham khảo: Đưa ra bảng mẫu báo giá chi tiết, giúp người tổ chức sự kiện có cái nhìn rõ ràng về các chi phí dịch vụ và đưa ra quyết định đúng đắn.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện có ảnh hưởng lớn đến không gian và cảm nhận của khách tham dự. Việc lựa chọn địa điểm phù hợp phải dựa trên các yếu tố như:

• Quy mô sự kiện: Địa điểm có sức chứa đủ lớn để tiếp đón số lượng khách mời không? Liệu có đủ không gian cho các hoạt động dự kiến?
• Vị trí: Địa điểm tổ chức có thuận tiện cho khách mời di chuyển không? Bạn cần tính đến các yếu tố như giao thông, bãi đỗ xe, và sự dễ dàng tiếp cận.
• Cơ sở vật chất: Địa điểm cần đảm bảo có đủ các trang thiết bị cần thiết như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, v.v.
• Chi phí: So với ngân sách, chi phí thuê địa điểm có hợp lý không?

==> Xem thêm : Địa điểm tổ chức tiệc cuối năm tại Hà Nội 

Checklist theo dõi các công việc tổ chức sự kiện 

Việc xây dựng một checklist chi tiết cho các công việc tổ chức sự kiện là cực kỳ quan trọng để đảm bảo không có bất kỳ chi tiết nào bị bỏ sót. Từ việc thuê địa điểm, đặt dịch vụ catering, đến việc thuê thiết bị và chuẩn bị quà tặng cho khách mời, tất cả các công việc cần được ghi chép rõ ràng và theo dõi chặt chẽ.

Checklist giúp ban tổ chức làm việc một cách hiệu quả và năng suất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ, đúng kế hoạch.

Quản lý khách mời và truyền thông sự kiện

Khách mời là yếu tố không thể thiếu trong sự kiện. Việc quản lý khách mời sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện suôn sẻ hơn:

• Lập danh sách khách mời: Dựa trên mục tiêu sự kiện và đối tượng khách mời, lập danh sách mời tham dự. Hãy chắc chắn rằng bạn có thông tin đầy đủ như họ tên, email, số điện thoại.
• Gửi thư mời: Thiết kế và gửi thư mời (có thể bằng giấy hoặc qua email) kèm theo thông tin chi tiết về sự kiện.
• Truyền thông sự kiện: Đảm bảo sự kiện được truyền thông đúng cách thông qua các kênh phù hợp như mạng xã hội, email marketing, poster, v.v. Để thu hút sự chú ý và tạo sự háo hức cho khách mời.

Chuẩn bị hậu cần và các vấn đề kỹ thuật

Các vấn đề về hậu cần và kỹ thuật rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

• Hậu cần: Bao gồm việc chuẩn bị các thiết bị, đồ đạc, thực phẩm, nước uống, và các vật dụng cần thiết khác.
• Kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động tốt, màn hình chiếu rõ nét, không có sự cố kỹ thuật trong suốt sự kiện. Nếu có các tiết mục biểu diễn, cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị âm thanh và ánh sáng phù hợp.
• An ninh: Đảm bảo có đủ nhân viên an ninh để kiểm soát và đảm bảo an toàn cho khách mời.

Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm sẽ giúp bạn cải thiện cho các sự kiện sau:

• Thu thập phản hồi từ khách mời: Bạn có thể gửi phiếu khảo sát hoặc tổ chức buổi họp để nhận ý kiến đóng góp từ khách mời và các đối tác.
• Đánh giá ngân sách: Kiểm tra xem ngân sách có được kiểm soát tốt hay không, các chi phí có vượt quá dự toán không.
• Rút ra bài học kinh nghiệm: Những gì làm tốt, những gì cần cải thiện? Đánh giá các hoạt động trong suốt sự kiện để có thể lên kế hoạch tốt hơn cho sự kiện tiếp theo.

==> Xem thêm : Những lưu ý khi tổ chức tiệc cuối năm cho doanh nghiệp

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

==> Xem thêm : Xu hướng tổ chức year end party mới nhất hiện nay

Bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện

Dưới đây là bảng giá chi tiết các hạng mục dịch vụ tổ chức sự kiện, cung cấp thông tin về các khoản chi phí thường gặp trong quá trình tổ chức một sự kiện. Lưu ý, báo giá tổ chức sự kiện dưới đây chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi tùy vào quy mô, yêu cầu và đặc điểm riêng của từng sự kiện.

Hạng mục	Chi tiết dịch vụ	Giá tham khảo
1. Chi phí thuê địa điểm	– Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện (theo diện tích và thời gian thuê) – Bao gồm phí sử dụng các khu vực khác như phòng họp, sân khấu, khu vực tổ chức ăn uống	– Địa điểm nhỏ (100-150 người): 10.000.000 VND – 30.000.000 VND – Địa điểm lớn (500-1000 người): 50.000.000 VND – 100.000.000 VND
2. Chi phí trang trí sự kiện	– Thiết kế và lắp đặt trang trí (phông nền, bàn ghế, hoa tươi, banner,…) – Thiết kế ánh sáng, backdrop	– Trang trí cơ bản: 5.000.000 VND – 15.000.000 VND – Trang trí cao cấp: 15.000.000 VND – 40.000.000 VND
3. Âm thanh, ánh sáng	– Hệ thống âm thanh, micro, loa đài, ánh sáng sân khấu, thiết bị điện tử (nếu có) – Tùy thuộc vào sự kiện, yêu cầu âm thanh và ánh sáng có thể thay đổi	– Âm thanh & ánh sáng cơ bản: 10.000.000 VND – 20.000.000 VND – Âm thanh & ánh sáng cao cấp: 20.000.000 VND – 50.000.000 VND
4. MC (Người dẫn chương trình)	– MC chuyên nghiệp điều phối sự kiện, giới thiệu chương trình, kết nối các phần của sự kiện	– MC cho sự kiện nhỏ: 5.000.000 VND – 10.000.000 VND – MC cho sự kiện lớn: 10.000.000 VND – 20.000.000 VND
5. Chi phí dịch vụ ăn uống	– Thực đơn tiệc buffet, set menu, thức ăn nhẹ,… – Phí phục vụ, chuẩn bị món ăn cho khách	– Tiệc buffet: 300.000 VND/người – 1.500.000 VND/người – Set menu: 500.000 VND/người – 1.000.000 VND/người
6. Nhân viên hỗ trợ	– Nhân viên lễ tân, PG (Promotion Girl), nhân viên bảo vệ, phục vụ tiệc, nhân viên hậu cần	– Nhân viên lễ tân/PG: 3.000.000 VND – 6.000.000 VND/người – Nhân viên phục vụ tiệc: 3.000.000 VND – 5.000.000 VND/người
7. Chi phí quảng bá sự kiện	– Quảng cáo sự kiện qua các kênh truyền thông (TV, báo chí, online) – Chi phí in ấn vật phẩm quảng cáo (banner, poster,…) – Marketing trên mạng xã hội	– Quảng cáo online: 5.000.000 VND – 15.000.000 VND – Quảng cáo truyền thông: 10.000.000 VND – 30.000.000 VND – In ấn quảng cáo: 3.000.000 VND – 7.000.000 VND

Lưu ý:

• Chi phí thực tế có thể thay đổi tùy vào quy mô, yêu cầu đặc biệt và địa điểm tổ chức.
• Bảng giá này chỉ mang tính tham khảo, và có thể điều chỉnh dựa trên các yếu tố cụ thể của sự kiện.

Ngoài một kịch bản tổ chức sự kiện hiệu quả, bạn cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng đối phó với các tình huống bất ngờ. Việc chuẩn bị trước cho những sự cố như sự cố kỹ thuật, diễn giả thay đổi lịch vào phút chót, hay sự kiện bị gián đoạn là vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc xây dựng các phương án dự phòng và kịch bản thay thế, giúp giảm thiểu sự gián đoạn và duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống.

Bên cạnh đó, việc tiếp nhận phản hồi từ các buổi duyệt chương trình trước sự kiện, cũng như từ diễn giả và đối tác, sẽ giúp hoàn thiện kịch bản và đảm bảo sự kiện đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khán giả. Kết hợp những yếu tố này, một kịch bản sự kiện được xây dựng mạch lạc, chi tiết và linh hoạt sẽ là yếu tố then chốt giúp tổ chức thành công bất kỳ sự kiện nào.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn tài liệu hữu ích khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ

𝐂𝐓𝐌 𝐏𝐀𝐋𝐀𝐂𝐄 – Trung tâm Sự kiện & Tiệc cưới

131 Nguyễn Phong Sắc – Dịch Vọng Hậu – Cầu Giấy – Hà Nội

https://goo.gl/maps/idQtG9RtMoyCcMAd8

Hotline: 0936 496 466 – 0243 7464 666

info@ctmpalace.vn

www.ctmpalace.com