Cách Lập Bảng Dự Toán Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Mới Nhất 

Bảng dự toán kinh phí cho sự kiện là một công cụ quan trọng để theo dõi và quản lý các chi phí liên quan. Nó giúp bạn lập kế hoạch và chuẩn bị tài chính cho mỗi phần của sự kiện, đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công. Hãy cùng CTM Palace tìm hiểu cách lập bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Xem thêm: Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn

Dự toán chi phí tổ chức sự kiện là gì? 

Dự toán kinh phí tổ chức sự kiện là quá trình ước lượng chi phí cho mỗi công việc sắp diễn ra, nhằm chuẩn bị, dự trù và yêu cầu kinh phí. Nếu có các công việc không được ghi rõ trong kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng ta cũng có thể triển khai dựa trên các chi phí thực tế phát sinh.

Bảng dự trù kinh phí cho sự kiện được thiết kế để tổng hợp chi tiết các hạng mục công việc và số lượng hàng hóa. Thông tin về sản phẩm bao gồm số lượng, đơn giá và tổng thành tiền được ghi rõ để cung cấp thông tin đầy đủ và chi phí cần dự trù.

Mặc dù việc ước lượng kinh phí có thể không chính xác 100%, nhưng nó mang tính ước lượng tương đối, giúp tổ chức hoặc cá nhân dự trù được nguồn lực cần thiết. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà có thể điều chỉnh mẫu bảng dự toán kinh phí tổ chức sự kiện để phản ánh đúng nhu cầu và yêu cầu cụ thể.

Bảng dự toán chi phí sự kiện sẽ liệt kê chi tiết các mục cần chuẩn bị, số lượng cụ thể và giá cả dự trù. Điều này giúp người tổ chức sự kiện mua đúng số lượng hàng đã được dự trù và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Tại sao cần dự toán chi phí tổ chức sự kiện?

Trước khi lập dự toán tổ chức sự kiện, quan trọng nhất là phải đánh giá tác động của tài chính lên sự kiện. Để làm điều này, bạn cần phải liệt kê chi tiêu và doanh thu có thể thu được từ sự kiện. Hãy luôn theo dõi dòng tiền của bạn trong quá trình này để đảm bảo rằng chúng vẫn được kiểm soát trong mỗi hạng mục bạn đã xác định.

Một trong những bước quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là thiết lập bảng ngân sách dự trù cho sự kiện và cố gắng dự đoán mức độ thành công của nó, liệu sự kiện có đạt được lợi nhuận, gánh lỗ hoặc chỉ hoàn vốn. Tuy nhiên, việc đánh giá sự thành công của một sự kiện không chỉ dựa vào kết quả tài chính mà còn phụ thuộc vào loại hình và mục tiêu của sự kiện.

Ví dụ, việc tổ chức các hội nghị lãnh đạo thường không nhằm mục đích thu lợi nhuận cho tổ chức. Mục tiêu của những sự kiện này thường là tạo ra một diễn đàn để các lãnh đạo gặp gỡ, trao đổi thông tin và thảo luận về các vấn đề quan trọng.

Ngược lại, các sự kiện triển lãm thương mại thường tập trung vào việc kích thích nhu cầu tiêu dùng của khách tham gia. Những sự kiện này thường tập trung vào việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới, và thúc đẩy giao dịch thương mại.

Do đó, việc lên kế hoạch và đánh giá một sự kiện cần phải xem xét kỹ lưỡng các yếu tố này để đảm bảo đạt được các mục tiêu cốt lõi của sự kiện.

Xem thêm: Lưu ý quan trọng phải biết khi tìm trung tâm tổ chức sự kiện phù hợp

Hướng dẫn cách lập mẫu dự toán chi phí tổ chức sự kiện 

Để tạo ra một bảng dự trù kinh phí hiệu quả, việc xác định rõ những hạng mục nào cần chi tiêu một cách hào phóng và những hạng mục nào cần tiết kiệm là rất quan trọng. Đồng thời, bạn cũng cần phải phân biệt giữa các chi phí cố định và chi phí biến đổi để có thể dự đoán số kinh phí cần thiết một cách chính xác nhất.

Xác định chi phí cố định và chi phí biến đổi 

Để xác định chi phí cố định và chi phí biến đổi, bạn cần thực hiện bước này từ đầu. Sau khi đã liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện, hãy phân loại chúng thành hai loại chi phí này. Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi dựa trên quy mô hoặc số lượng người tham dự sự kiện, thường được tính theo mức giá cố định. Trái lại, chi phí biến đổi là những khoản chi phụ thuộc vào số lượng người tham gia sự kiện.

Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho 200 người, chi phí thuê địa điểm có thể được xem là chi phí cố định vì nó không thay đổi dựa trên số lượng khách mời. Tuy nhiên, các khoản chi khác như tiền ăn, trang trí sự kiện có thể biến đổi tùy thuộc vào số lượng người tham dự. Do đó, việc phân biệt rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi sẽ giúp bạn quản lý tài chính sự kiện một cách hiệu quả.

Đối với các sự kiện trực tiếp

Theo kết quả khảo sát từ Hiệp hội Quản lý Hội nghị Chuyên nghiệp, việc cung cấp đồ ăn và thức uống cho khách mời chiếm 36% tổng chi phí tổ chức sự kiện, đây là một phần quan trọng và phổ biến trong các sự kiện.

Sự kiện trực tiếp thường tập trung vào trải nghiệm của người tham dự. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng chi phí ban đầu tư cho sự kiện phù hợp với mục tiêu bạn muốn đạt được. Mặc dù khách mời có thể không chú ý đến chi phí cụ thể cho các hạng mục phục vụ sự kiện, nhưng họ sẽ chắc chắn quan tâm đến trải nghiệm của họ trong sự kiện và những gì họ nhận được sau đó.

Vì vậy, lời khuyên cho bạn là nên dành khoảng 45-50% tổng chi phí cho đồ ăn, thức uống và các thiết bị hỗ trợ âm thanh và hình ảnh trong quá trình diễn ra sự kiện.

Chi phí tổ chức sự kiện trực tuyến

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến, có ba hạng mục chi phí quan trọng mà người lập kế hoạch cần xem xét khi thiết lập bảng ngân sách:

• Nền tảng trực tuyến sẽ được sử dụng để tổ chức sự kiện.
• Thiết kế không gian cho sự kiện trực tuyến.
• Dịch vụ phát sóng trực tuyến mà bạn dự định hợp tác.

Dựa trên những yếu tố này, bạn có thể xác định chi phí mà bạn cần phải chi trả. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể tự mình thiết kế không gian sự kiện và phát triển nền tảng trực tuyến thông qua các nền tảng hỗ trợ khác. Nếu ngân sách cho phép, bạn cũng có thể thuê một đội ngũ chuyên nghiệp để hỗ trợ sự kiện của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

Có một số chi phí cố định đối với các sự kiện trực tuyến cần được cất nhắc trong tổng chi phí của bạn. Chi phí đó bao gồm:

• Thiết kế không gian sự kiện trực tuyến
• Đăng ký tham gia, bán vé tham dự
• Chi phí cho dịch vụ truyền phát
• Chi phí sản xuất (nếu cần)
• Chi phí sản xuất video và phát sóng trực tiếp (tùy vào tính chất sự kiện của bạn)

Chi phí cho các sự kiện kết hợp

Đối với các sự kiện kết hợp cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến, chi phí sẽ là sự kết hợp của cả hai yếu tố đã đề cập ở trên. Tuy nhiên, ngoài ra còn có một số chi phí khác xuất hiện nhằm hỗ trợ cả khách mời tham dự trực tiếp và trực tuyến.

Người đảm nhận việc lập kế hoạch sự kiện kết hợp này cần xem xét ngân sách cho cả hai hình thức tổ chức. Thông thường, trong các sự kiện kết hợp, chúng ta sẽ tích hợp cả hai hình thức truyền thông: một để hỗ trợ người tham dự trực tiếp trong phòng hội nghị và một để hỗ trợ người tham dự từ xa. 

Bạn nên phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân, mỗi người chịu trách nhiệm cho một phần công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp tránh bỏ sót bất kỳ vấn đề nào phát sinh và đảm bảo mọi khía cạnh được quản lý một cách hiệu quả.

Việc có hai đội hỗ trợ riêng biệt cho hai hình thức tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khán giả của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn duy trì mối quan hệ và tương tác tích cực với cả tổ chức và người tham dự từ xa.

Doanh thu 

Để đảm bảo việc chi trả cho tất cả các chi phí liên quan đến sự kiện, bạn nên tận dụng tất cả các nguồn thu có thể thu được. Các nguồn thu như doanh thu từ quảng cáo, phí chuyển nhượng nội dung, phí tài trợ,… có thể trở thành nguồn lực quan trọng cho sự kiện của bạn. Bên cạnh đó, còn nhiều nguồn thu khác mà bạn có thể khai thác, hãy cố gắng tìm hiểu và tận dụng chúng một cách tối đa.

Thường thì, mọi người thường sử dụng các công cụ như Excel hoặc Google Sheets để thống kê ngân sách và tạo bảng thu chi cho sự kiện. Hãy thiết kế một bảng dự toán chi phí sự kiện có cấu trúc khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu thông tin khi cần thiết.

Lưu ý khi lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Dưới đây là những điểm cần lưu ý quan trọng trong quá trình dự trù chi phí tổ chức sự kiện:

• Người phụ trách việc lập bảng kinh phí cần phải là người có kiến thức và kinh nghiệm vững về kế hoạch tổ chức sự kiện.
• Đề cập rõ tầm quan trọng của việc lập bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu công việc này.
• Người chịu trách nhiệm dự trù chi phí sự kiện cần hiểu rõ mục tiêu và ý nghĩa của việc này trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Tạo một nhóm hỗ trợ để thực hiện việc lập bảng dự trù kinh phí. Không nên chỉ dựa vào một cá nhân để thực hiện công việc này.
• Sự có mặt của một nhóm hỗ trợ riêng biệt giúp phân chia trách nhiệm và đảm bảo tính chính xác trong quá trình dự trù kinh phí cho sự kiện của bạn.

Mẫu bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện dầy đủ mới nhất

Sau khi đã xác định được những khoản chi phí sẽ xuất hiện trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn có thể bắt đầu xây dựng chi tiêu ngân sách theo cách mình muốn. Một cách dễ dàng để thực hiện công việc này là sắp xếp chúng vào một bảng, ví dụ như mẫu dưới đây:

Việc xây dựng bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện. Bằng cách rõ ràng thể hiện các dụng cụ, trang thiết bị, và các mục cần thiết kèm theo số lượng và giá cả tương ứng trong mẫu bảng sự toán chi phí tổ chức sự kiện, bạn có thể dễ dàng lựa chọn các thiết bị phù hợp và đảm bảo kế hoạch tài chính của mình được chuẩn bị một cách đầy đủ.

Hơn nữa, việc tính toán một khoản chi phí dự phòng cho các rủi ro có thể phát sinh là điều cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn sẽ có đủ tài chính để xử lý bất kỳ vấn đề không mong muốn nào hoặc các chi phí ngoài dự toán. Việc dự phòng này đặc biệt quan trọng đối với bất kỳ sự kiện nào, lớn hay nhỏ. 

Xem thêm: Những vấn đề cần biết khi đi tìm sảnh tổ chức sự kiện