Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp dành cho bạn

Sự kiện hội thảo là một trong những sự kiện rất thường thấy của mỗi doanh nghiệp, được tổ chức ra với nhiều mục đích khác nhau tùy vào mỗi doanh nghiệp. Để tổ chức hội thảo được đẳng cấp, bạn sẽ cần một quy trình tổ chức thật chuyên nghiệp với đầy đủ các bước. Sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu về các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, hãy theo dõi những thông tin dưới đây nhé.

============>Xem thêm:Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện hợp lý dành cho bạn

Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là một loại hình sự kiện được doanh nghiệp tổ chức ra với mục đích thu hút khách hàng tiềm năng cũng như duy trì và củng cố mối quan hệ với các khách hàng hiện tại. Các hoạt động, nội dung thường thấy ở sự kiện hội thảo thường là thảo luận về một vấn đề nào đó mang tính thực tiễn; có thể là các cuộc thăm dò ý kiến hoặc chia sẻ những kiến thức về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Ngoài ra, khi doanh nghiệp tổ chức hội thảo thì cũng tức là họ muốn nâng cao hình ảnh và vị thế của công ty, tăng cường quan hệ hợp tác với các bên truyền thông, giao lưu với các bạn hàng và đối tác.

Có bao nhiêu loại hình hội thảo hiện nay

Có khá nhiều loại hình hội thảo tùy vào mục tiêu tổ chức, tuy nhiên có thể gom lại thành 5 nhóm phổ biến sau:

• Hội thảo khoa học: Đây là hình thức tổ chức hội thảo nhằm công bố hoặc thảo luận về những kết quả nghiên cứu khoa học của một tập thể hoặc cá nhân. Trong hội thảo, các chuyên gia hoặc diễn giả sẽ chia sẻ kiến thức, đưa ra các vấn đề để những người có cùng chuyên môn cùng nhau thảo luận. Chính vì thế, Hội thảo khoa học sẽ không có ý nghĩa nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.
• Workshop: Workshop là một loại hình hội thảo có mục tiêu chính là chia sẻ kiến thức về một ngành nghề, lĩnh vực nhất định như truyền thông, tài chính, kế toán, ngân hàng, bất động sản…Workshop thường có quy mô nhỏ từ 10 đến 20 người và những kiến thức được chia sẻ trong loại hội thảo này thường rất thực tiễn.
• Hội thảo du học: Sự kiện hội thảo này có mục đích là chia sẻ, giải đáp các thắc mắc liên quan đến vấn đề du học ví dụ như các chương trình học bổng, cuộc sống du học…Những hội thảo du học đa phần sẽ hướng tới mục tiêu tìm kiếm khách hàng và sau đó chuyển thành hoạt động bán hàng của các công ty du học.
• Tập huấn: Đây là một loại hình hội thảo thường thấy ở nội bộ các tổ chức, ban ngành. Nội dung trong các buổi tập huấn thường mang yếu tố chia sẻ kiến thức thực tiễn để mọi người thực hiện công việc hiệu quả hơn.
• Hội thảo chuyên môn: Hội thảo chuyên môn sẽ chỉ có một diễn giả và người đó sẽ chia sẻ những kiến thức về một chủ đề cụ thể. Chủ đề này mang tính thực tiễn hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Quy trình chuẩn khi tổ chức hội thảo

Để hội thảo được tổ chức thành công, bạn sẽ cần phải nắm được quy trình chuẩn sau như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề cho hội thảo

Một chủ đề cụ thể và rõ ràng sẽ khiến nội dung chương trình cũng như các hoạt động trở nên xuyên suốt và hiệu quả.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong bản kế hoạch sẽ bao gồm những thông tin:

• Mục tiêu đạt được sau khi tổ chức hội thảo.
• Nội dung chính của hội thảo.
• Thời gian tổ chức cũng như địa điểm tổ chức hội thảo.
• Ngân sách tổ chức, chi phí dự trù.
• Đơn vị tổ chức hội thảo.
• Lập danh sách khách mời.
• Tiệc trà (nếu có).

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

• Đảm bảo không gian tổ chức sẵn sàng với đầy đủ trang thiết bị.
• Các dịch vụ đi kèm như tea break, ăn uống, nghỉ giải lao, đưa đón.
• Truyền thông cho hội thảo
• In tài liệu
• Gửi thư mời

Bước 4: Hội thảo diễn ra

• Tiếp đón và dẫn khách vào chỗ ngồi
• Điều phối chương trình diễn ra đúng theo kịch bản

Bước 5: Hội thảo kết thúc

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời
• Lập biên bản ghi nhớ hội thảo bao gồm kết luận của hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin

• Đánh giá về nội dung sự kiện hội thảo
• Thu thập đánh giá từ các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về chương trình

Bước 7: Đánh giá hiệu quả

• Đánh giá dựa trên ý kiến từ những cá nhân, tổ chức tham dự.
• Kết quả của hoạt động truyền thông

Vậy là chúng tôi đã tư vấn cho bạn về các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp dành cho bạn. Đây là một quy trình chuẩn đem đến cho bạn một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp và đẳng cấp. Hãy nắm rõ các thông tin và tổ chức cho doanh nghiệp mình một sự kiện hội thảo thật thành công nhé.