Bạn cần biết những lưu ý sau khi tổ chức hội nghị hội thảo

Nhu cầu tổ chức hội nghị và hội thảo của doanh nghiệp là rất lớn. Dù đang kinh doanh và hoạt động trong lĩnh vực gì đi nữa thì mọi doanh nghiệp cũng sẽ cần có những hội nghị và hội thảo đẳng cấp. Và để tổ chức hội nghị hội thảo thành công thì bạn cần nắm được những lưu ý sau đây. Hãy cùng tìm hiểu những thông tin này ngay dưới đây nhé.

==========>Xem thêm:Cách chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp

Lên ý tưởng và chủ đề trước khi bắt tay vào tổ chức hội nghị hội thảo

Một chủ đề hấp dẫn là điều rất quan trọng với mọi sự kiện, bao gồm cả sự kiện hội nghị và hội thảo. Bạn cần lên một chủ đề xuyên suốt chương trình. Ngoài ra chủ đề cũng cần phải thể hiện được thông điệp, mục đích chính của hội nghị hội thảo. Đối với những sự kiện hội nghị hội thảo có bán vé, các hội nghị tự do thì bạn lại càng cần một chủ đề độc đáo, hấp dẫn. Chỉ một chủ đề “hay ho” và hấp dẫn mới có thể thu hút được số lượng lớn khách tham dự. Để có một chủ đề hay và phù hợp, bạn có thể làm bản khảo sát để thu thập thông tin, tìm ra những thứ mà phần đông mọi người muốn để làm chủ đề cho hội nghị của bạn.

Sự xuất hiện của chuyên gia

Sự xuất hiện của chuyên gia khi bạn tổ chức hội nghị sẽ khiến chương trình tạo được sự tin tưởng và uy tín, giúp tỷ lệ chuyển đổi được nâng cao lên. Chính vì vậy, bạn hãy chọn những chuyên gia trong cùng lĩnh vực mà hội nghị hội thảo thảo luận để nâng tầm sự kiện. Và bạn cũng cần nhớ bàn bạc và soạn nội dung cùng những chuyên gia này để chương trình diễn ra thuận lợi.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Khi tổ chức hội nghị hoặc hội thảo, bạn sẽ cần quan tâm đến vấn đề địa điểm. Mỗi hội nghị với những chủ đề, tính chất khác nhau thì việc lựa chọn địa điểm cũng sẽ khác nhau. Vì thế, bạn nên nắm rõ những lưu ý sau.

• Nếu hội nghị hội thảo của bạn có tính trang trọng, nghiêm túc thì cần chọn những địa điểm tổ chức sự kiện cao cấp, sang trọng và đặc biệt là đảm bảo tính riêng tư, yên tĩnh.
• Ngoài tính chất hội nghị thì số lượng khách mời cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến việc chọn lựa địa điểm tổ chức. Nếu hội nghị có số lượng khách mời tham dự đông đảo thì phải chọn những địa điểm quy mô tầm cỡ, đảm bảo an ninh an toàn. Ngược lại, đối với những hội nghị nhỏ, mang nhiều yếu tố nội bộ hơn thì có thể chọn những địa điểm nhỏ và ấm cúng thì sẽ phù hợp hơn.

Những tiện ích đi kèm của địa điểm như hệ thống âm thanh – ánh sáng, đèn, máy chiếu…cũng cần phải kiểm tra xem có đạt chuẩn hay không. Nếu thấy dấu hiêu không hoạt động bình thưởng thì bạn cần liên hệ với bên dịch vụ để thay thế hoặc sửa chửa, đảm bảo hội nghị hội thảo diễn ra thuận lợi.

Thêm nữa, bạn nên lưu ý chọn những địa điểm có vị trí lý tưởng, đia chỉ dễ tìm và tốt nhất là nằm trong trung tâm thành phố. Việc khách mời di chuyển đến địa điểm dễ dàng và không tốn thời gian sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp hơn cho hội nghị.

Thu thập thông tin của khách mời

Thật là phí phạm nếu như chúng ta tổ chức hội nghị hội thảo mà không lấy thông tin của khách mời bởi vì những thông tin này sẽ có lợi ích cho doanh nghiệp. Một tronh những muc tiêu khi doanh nghiệp tổ chức hội nghị hội thảo đó là củng cố mối quan hệ, nâng cao tin tưởng cũng như tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng. Với những thông tin từ khách mời, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Để thu thập thông tin từ khách mời bạn có thể sử dụng những cách như yêu cầu điền thông tin đăng ký dự hội nghị, đăng ký qua email, thẻ thành viên…Hãy cân nhân một loại hình phù hợp với hội nghị của mình và thu thập thông tin khách mời nhé.

Truyền thông

Mọi sự kiện được tổ chức ra thì đều có thể sử dụng những tư liệu trong sự kiện đó để tạo hiệu ứng truyền thông, và hội nghị hội thảo cũng không nằm ngoài. Bạn có thể sử dụng những hình ảnh, video hội nghị để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, nâng cao thương hiệu và lan tỏa lòng tin đến công chúng.

Ngoài ra trước sự kiện, bạn cũng có thể truyền thông sự kiện để thu hút người tham dự. Tuy nhiên có một điều cần lưu ý là bạn không nên thực hiện điều này quá sớm vì sẽ khiến sức nóng của hội nghị bị giảm bớt hoặc mọi người chủ quan chưa đăng ký. Ngược lại việc truyền thông quá muộn sẽ khiến khách mời không có thời gian chuẩn bị. Thông thường thời điểm phù hợp nhất để truyền thông sự kiện đó là trước sự kiện từ 1 – 2 tuần.

Các kênh phổ biến để bạn truyền thông bao gồm email, báo chí, mạng xã hội, website, diễn đàn…Tùy vào quy mô và tính chất hội nghị, ngân sách mà chúng ta có thể chọn lựa kênh truyền thông thích hợp. Ngân sách để chúng ta truyền thông sự kiện thường là cố định nên bạn sẽ cần cân đối và sử dụng các kênh, các phương pháp hợp lý để cân đối chi phí.

CTM Palace – địa chỉ tổ chức hội nghị hội thảo uy tín chuyên nghiệp tại Hà Nội

Thỏa mãn những tiêu chí như sang trọng, uy tín, dịch vụ đẳng cấp, không gia đa dạng…CTM Palace sẽ mang đến những sự kiện hội nghị hội thảo thành công và hấp dẫn. Với nhiều năm kinh nghiệm uy tín trên thị trường cùng kinh nghiệm cộng tác với nhiều doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. CTM Palace cam kết mang đến những hội nghị và hội thảo thật xứng tầm, in đậm dấu ấn doanh nghiệp.

Vậy là chúng tôi đã tư vấn xong cho bạn về những lưu ý sau khi tổ chức hội nghị hội thảo. Những lưu ý quan trọng này sẽ giúp bạn tổ chức ra những hội nghị đầy thành công, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mình vậy nên hãy đọc và ghi nhớ nhé.