Bí quyết thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới đầy đủ và chi tiết nhất

Ngày vui trọng đại của cuộc đời, ai mà chẳng mong muốn mọi thứ đều phải thật hoàn hảo, chu toàn. Từ khâu lên ý tưởng, lựa chọn phong cách đến việc lựa chọn thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Hiểu được nỗi băn khoăn đó của các cặp đôi, CTM Palace sẽ cùng bạn “điểm danh” những lưu ý quan trọng để chọn được không gian tiệc cưới lý tưởng nhất, biến giấc mơ thành hiện thực.

Xem thêm: Top 10+ Trung Tâm Tổ Chức Tiệc Cưới Ngoài Trời Hà Nội

Các bước thuê địa điểm tổ chức đám cưới

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức là một trong những bước then chốt, quyết định đến sự thành công của một lễ cưới. Để đảm bảo không gian tiệc cưới đáp ứng hoàn hảo các tiêu chí về vị trí, quy mô, phong cách và ngân sách, cô dâu chú rể cần lưu ý những bước sau:

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu và mong muốn cho địa điểm tổ chức tiệc cưới

Trước khi bắt đầu hành trình tìm kiếm địa điểm, cô dâu chú rể cần hình dung rõ ràng về bức tranh tổng thể cho ngày trọng đại:

• Hình thức tổ chức: Tiệc cưới tại gia ấm cúng, tiệc nhà hàng sang trọng hay tiệc ngoài trời lãng mạn?
• Phong cách chủ đạo: Hiện đại, truyền thống, sang trọng, hay đơn giản, gần gũi?
• Quy mô tiệc cưới: Dự kiến số lượng khách mời tham dự là bao nhiêu?
• Ngân sách dự trù: Bạn dự kiến chi bao nhiêu cho việc thuê địa điểm?

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan, hãy liệt kê những tiêu chí quan trọng đối với địa điểm tổ chức:

• Vị trí: Thuận tiện giao thông, dễ dàng di chuyển cho khách mời.
• Sức chứa: Phù hợp với quy mô tiệc cưới, đảm bảo không gian thoải mái cho khách mời.
• Không gian: Đáp ứng yêu cầu về diện tích, bố cục và phong cách trang trí.
• Chất lượng dịch vụ: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm, menu đa dạng và chất lượng món ăn đảm bảo.
• Bảng giá: Minh bạch, rõ ràng và phù hợp với ngân sách dự kiến.

Bước 2: Lập danh sách và tiến hành khảo sát thực tế các địa điểm tiềm năng

Dựa trên những tiêu chí đã xác định, cô dâu chú rể hãy lập một danh sách từ 3-5 địa điểm tiềm năng. Bước tiếp theo, hãy liên hệ với địa điểm để nhận báo giá và sắp xếp lịch hẹn khảo sát trực tiếp. Việc trải nghiệm thực tế không gian, thực đơn và trao đổi trực tiếp với đội ngũ tư vấn sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất.

Bước 3: Cân nhắc lựa chọn và tiến hành ký kết hợp đồng

Sau khi hoàn thành việc khảo sát, hãy cùng nhau ôn lại ưu và nhược điểm của từng địa điểm dựa trên những ghi chú và trải nghiệm thực tế. Địa điểm được lựa chọn không chỉ đẹp mà cần phù hợp với khả năng tài chính, phong cách và mong muốn của cả hai. Cuối cùng, hãy đọc kỹ hợp đồng và làm rõ những thắc mắc với đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi ký kết để đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối không đáng có.

Lưu ý khi khảo sát thuê địa điểm cưới mà các cặp đôi nên biết

Khi khảo sát để thuê nơi tổ chức đám cưới, cô dâu chú rể cần lưu ý những điều sau đây :

Sức chứa – Yếu tố then chốt cho không gian tiệc cưới thoải mái

• Ước tính số lượng khách mời: Trước khi khảo sát địa điểm, hãy lập danh sách khách mời dự kiến để ước tính số lượng bàn tiệc và không gian cần thiết.
• Lựa chọn sức chứa phù hợp: Nên chọn địa điểm có sức chứa lớn hơn khoảng 10-20% so với số lượng khách mời dự kiến để đảm bảo không gian thoáng đãng, thoải mái cho khách mời di chuyển và tham gia các hoạt động.
• Đặc biệt lưu ý với tiệc cưới ngoài trời: Do đặc thù không gian mở, tiệc cưới ngoài trời thường phù hợp với quy mô nhỏ, khoảng 40-50 khách là người thân và bạn bè thân thiết để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự chu đáo cho từng khách mời.

Địa điểm tổ cưới ở trung tâm

• Tiệc cưới nhà hàng, trung tâm tiệc cưới: Ưu tiên lựa chọn địa điểm gần trung tâm thành phố, thuận tiện giao thông cho khách mời. Hãy tránh xa những khu vực hay ùn tắc, khó tìm, gây bất tiện trong việc di chuyển.
• Tiệc cưới ngoài trời: Không gian mở tại ngoại ô luôn mang đến sự thoáng đãng, trong lành và gần gũi với thiên nhiên. Tuy nhiên, hãy cân nhắc đến khoảng cách di chuyển cho khách mời và chuẩn bị kỹ lưỡng về phương tiện, tuyến đường để tránh bất tiện trong quá trình di chuyển.

Bãi đậu xe rộng rãi, miễn phí

Vì đám cưới có sự góp mặt của rất nhiều khách mời như người thân, bạn bè, đồng nghiệp… nên việc quan tâm tới chỗ đậu xe cho khách mời cần được đặt lên hàng đầu khi chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới. Bãi đậu xe cần rộng rãi, thoáng đãng, có mái che để bảo vệ phương tiện trong trường hợp mưa, và đặc biệt phải được miễn phí cho khách mời tham dự đám cưới. Đây là những yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo sự thuận tiện và thoải mái cho mọi người khi đến chung vui cùng bạn.

Sảnh tiệc cưới và không gian xung quanh

Mỗi nhà hàng, trung tâm tiệc cưới thường có rất nhiều sảnh với những chủ đề và màu sắc đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Do vậy, cô dâu chú rể cần xác định phong cách tiệc cưới để thể dễ dàng chọn được sảnh cưới phù hợp..

Lưu ý tránh những không gian có nhiều cột to. Bởi chúng sẽ che khuất tầm nhìn của khách mời và tốn diện tích khiến việc trang trí gặp nhiều khó khăn. Do đó cặp đôi nên chọn những sảnh chỉ có bốn góc và hạn chế tối đa các cột nằm ở trung tâm để khách mời có thể dễ dàng theo dõi chương trình tiệc diễn ra trên sân khấu. 

Phục vụ chuyên nghiệp

Cô dâu chú rể nên đến trực tiếp địa điểm tổ chức cưới để trải nghiệm và đánh giá sự chuyên nghiệp, tận tâm của đội ngũ nhân viên phục vụ. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng khách mời có những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi tham dự tiệc cưới. Các bạn nên chú ý đến cách đón tiếp, tư vấn, phong cách phục vụ và mức độ nhiệt tình của nhân viên nhé.

Hệ thống trang thiết bị hiện đại

Cặp đôi cần kiểm tra việc sắp xếp, bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng đã được bố trí hài hòa hay chưa? Chất lượng âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn hay không? Đồng thời, số lượng trang thiết bị cũng cần được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo sự chỉn chu cho đám cưới..

Bên cạnh đó, cô dâu chú rể cũng nên tìm hiểu thêm về kịch bản âm thanh, ánh sáng đã được cung cấp sẵn và tham khảo các đám cưới trước đó của người thân, bạn bè để đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

Dịch vụ và tiện ích đi kèm đầy đủ

Cô dâu chú rể nên chọn thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới cung cấp các dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, và trang trí để tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý.

Trong trường hợp cần thuê các dịch vụ này từ một đơn vị khác, cặp đôi nên làm việc rõ ràng với cả bên cung cấp địa điểm và bên cung cấp dịch vụ để tránh sự chồng chéo trong việc setup và trang trí, đảm bảo quá trình diễn ra đám cưới suôn sẻ.

Thời gian thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới thích hợp

Sau khi tìm hiểu và nghe tư vấn về các dịch vụ và chi phí, cô dâu chú rể nên xác nhận lại với nhân viên nhà hàng về thời gian tiến hành thuê địa điểm tổ chức đám cưới.

Nếu cặp đôi dự định tổ chức đám cưới vào mùa cưới, nên tiến hành khảo sát ít nhất từ 4 – 6 tháng trước đám cưới và đặt chỗ trước khoảng 2 – 3 tháng để đảm bảo có địa điểm ưng ý.

Chi phí hợp lý

Thông thường, chi phí thuê địa điểm tổ chức đám cưới dao động từ 15 đến 40 triệu đồng hoặc có thể cao hơn, phụ thuộc vào khu vực và địa điểm mà cặp đôi lựa chọn. Việc này cần được cô dâu chú rể và hai bên gia đình thảo luận và quyết định từ trước dựa trên ngân sách đã dự tính cho đám cưới.

Bí quyết thuê địa điểm tổ chức cưới hữu ích cặp đôi không nên bỏ qua

Để thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới dễ dàng hơn, cô dâu chú rể nên đặt chỗ ít nhất 6 tuần trước và thường xuyên cập nhật các ưu đãi từ nhà hàng/trung tâm tiệc cưới. Ngoài ra, nên đặt ít hơn 3 – 4 bàn tiệc so với số lượng khách mời để đảm bảo không gian thoải mái và tiết kiệm chi phí.

Thuê địa điểm cưới ít nhất 6 tuần trước đám cưới

Để tổ chức đám cưới thành công, bạn nên đặt địa điểm cưới ít nhất 6 tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này đảm bảo bạn có đủ thời gian để chuẩn bị từ việc trang trí đến lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc. Đặc biệt là vào những mùa cao điểm, nên đặt địa điểm cưới sớm hơn, khoảng 3 – 4 tháng trước đám cưới để đảm bảo có chỗ và thuận tiện trong việc chuẩn bị cho ngày hạnh phúc.

Thường xuyên cập nhật các ưu đãi của các nhà hàng

Các cặp đôi nên thường xuyên theo dõi và cập nhật các ưu đãi mới nhất từ các nhà hàng và trung tâm tổ chức tiệc cưới vào các mùa ít khách để có thể tiết kiệm chi phí cho đám cưới. Các ưu đãi này có thể bao gồm giảm giá cho rượu champagne, bánh cưới, và dịch vụ trang trí sảnh cưới theo yêu cầu.

Đặt bàn ít hơn số lượng khách mời

Thực tế, nên đặt bàn ít hơn số lượng khách mời từ 3 đến 4 bàn và dành vào quỹ bàn dự phòng của nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới để đảm bảo có sự tiếp đón chu đáo nếu có nhiều khách hơn dự tính.

Trên đây là mọi thông tin về việc thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc tìm địa điểm cưới. Nếu bạn vẫn chưa quyết định được địa điểm nào phù hợp tại Hà Nội, hãy liên hệ với chúng tôi tại CTM Palace. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức tiệc cưới, CTM Palace tự hào là đơn vị uy tín kết nối hàng trăm nghìn cặp đôi và sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong ngày trọng đại.